İlk dört basamak yazma ve konuşma görevleri için aynıdır; ancak taslak oluşturma ve yazma işlemleri bu iki farklı iletişim için biraz farklılık gösterir. Bu bölümde konu yazı hazırlama açısından ele alınacaktır. Diğer bölümlerde ise TSK'de konuşma yapmak için bu adımların nasıl değiştirilmesi gerektiği üzerinde durulacaktır.
Yazmak denilince ilk olarak cümlelerin ve paragrafların kâğıda geçirilmesi akla gelir. Yazmak konusunda yeterli tecrübeniz yoksa yazının taslağını hazırlamak genellikle gerilmenize neden olacaktır. Taslak hazırlamanın daha rahat ve etkili olmasını sağlamak için ilk dört basamağı uygulamanız yararlı olacaktır.
Ön hazırlığınızı tamamlayarak yazmaya hazır olduğunuzda, okuyucunuza ulaşabilmek için birçok kullanışlı yöntem vardır.
- İlk olarak amacınızı verin. Bir veya daha fazla giriş paragrafı kullanarak amacınızı en baştan belirtin. TSK'deki okuyucu kitlesinin, romanlardakine benzer şekilde sonu sürprizlerle dolu bir yazıyı okumak için ne zamanı ne de sabrı vardır.
- Daha sonra, paragraflarınızı okuyucunuzu yönlendirecek şekilde düzenleyin ve paragraflar arası geçiş cümleleri kullanarak onların konudan kopmasını engelleyin.
- Üçüncü adım olarak, cümlelerinizin doğru ve açık olmasına özen gösterin. Mesleki terminoloji, olumsuz ve edilgen cümle yapısını terk edin, anlatmak istediğiniz konu hakkında güzel sözlerle laf kalabalığı yapmayın.
- Son olarak daha önce vermiş olduğunuz bilgileri birleştiren ve vermek istediğiniz ana düşünceyi özetleyen bir sonuç paragrafı ile yazınızı tamamlayın.
Deneyimli yazarlar, yazmanın taslak hazırlamaktan ayrı ve özen gösterilmesi gereken bir işlem olduğunu bilirler. Taslak hazırlarken yeni bir şey oluşturuyorsunuz. Yazmaya başladığınızda ise artık hazırladığınız taslağı eleştirme aşamasına geçiyorsunuz. Bu rol değişikliği bazen çok zor olabilir; çünkü kimse kendi bebeğinin çirkin olduğunu kabul etmek istemez. Unutmayın ki eleştiri ve yargılama, iletişimde kaçınılması mümkün olmayan gerçeklerdir. Kendi taslağınızı eleştirirken ne kadar acımasız ve gerçekçi olursanız başkalarının sizin yazınızı eleştirebileceği o kadar az nokta bırakmış olursunuz.
Yazmanın iki önemli yönü, "neden" yazdığınız ve etkin olarak "nasıl" yazabileceğinizdir. Ne için yazdığınız, birinci bölümde anlatılan ilkelere göre hazırladığınız takdirde kolaydır. Nasıl yazılacağı ise biraz daha karmaşıktır. Biz büyük resimden başlamanızı ve küçük detaylara doğru devam etmenizi tavsiye ediyoruz. Her nedense insanların birçoğu bunun tam tersini yapmakta ve öncelikle küçük detaylara saplanmaktadır. Hatta bazıları yazmanın en önemli bölümünün detaylarda gizli olduğunu düşünmektedir. Hiçbir şey, gerçekten bu kadar sapmış olamaz; zor detaylar yazının sadece bir parçasıdır, diğer bir ifadeyle yapboz parçalarından sadece birisidir.
Yazma işlemini tamamlayarak iletişiminizi geliştirmek için yapabileceğiniz her şeyi yaptıktan sonra, artık dışarı çıkarak geri besleme almanın zamanı gelmiş demektir. Hepimizde kendi yaptığımız işi eleştirme noktasında bir zayıflık söz konusudur. Bu yüzden bazen dışarıdan birinin farklı bakış açısı, bizim kendimizi geliştirmemiz ve iletişimimizi güçlendirmemiz için çok yararlı olabilir. Sizin hedefiniz üretilebilen en iyiyi ortaya koymak olmalıdır. Kibir ve gururun sizi etkilemesine ve eleştirilme korkusu nedeniyle insanların görüşlerine kapalı kalmaya karşı beyninizi koruyun. Unutmayın ki iş ortamında söyledikleriniz ve yazdıklarınızın makam zinciri içinde değerlendirilmesi ve onaylanması gerekmektedir. Yani hazırladığınız yazıyı birinci sicil amirinizden itibaren sıralı komutanların görmesi ve onaylaması gerekmektedir.
