İletişimin önemini kavradıktan sonra, başarılı ve başarısız iletişimin nedenlerini anlamak ve ortaya koymak önemlidir. Yapılan hataların büyük çoğunluğu, etkili iletişimin beş kuralından birisinin unutulması sonucunda gerçekleşir. Bu bölümde bu beş ana ilkeden bahsedilecektir.
1. Odaklanma: "Konuyu araştırın, bütün konuyu, ama sadece konuyu!" Etkili iletişimin ilk ve en önemli aşaması konuya odaklanılmasıdır. Kaynak / göndericinin açık ve net bir fikri olmalı, bu amaca kilitlenmeli ve ondan ayrılmamalıdır.
Akademik veya askerî ortamlarda konuşma ve yazma işlemi genellikle öğretmen veya komutan tarafından sorulan bir soruya yanıt vermeyi gerektirir. Böyle bir durumla karşılaşıldığında yapmanız gereken:
"Soruya yanıt verin, tüm soruya, ama sadece soruya."
Odaklanma sorunları genel olarak üç şekilde karşımıza çıkmaktadır:
a. Yanlış soruya yanıt vermek: Bu genellikle, verilen görevin veya dinleyicinin / alıcının öğrenmek istediği bilginin yanlış anlaşıldığı durumlarda ortaya çıkar. Çok başarılı olduğuna inanılan bir yazının, konu yanlış ele alınmış veya konu anlaşılamıyor şeklinde eleştiri alması ya da sorulan bir soruya çok uzun yanıt alınması ama cevabın soruyla hiç ilgisi olmaması gibi durumlar bu hataya örnek olarak verilebilir.
b. Sorunun sadece bir kısmına yanıt vermek: Soru birkaç bölümden oluşuyorsa bu durumda, bize kolay ve ilginç gelen kısmı detaylıca inceleyip daha zor ve sıkıcı olan bölümünü yanıtlamayı unutmak, hatanın en sık rastlanan şeklidir.
c. Soruyla ilgisi olmayan bilgi eklemek: Bu tip hatada, soru yanıtlanmıştır; bununla birlikte yanıt ilginç, fakat konuyla ilgisiz bilgilerle birlikte sunulmuştur. Yanıt tam olsa bile, samanlıkta iğne arar gibi yanıtı bulup çıkarmak gerekecektir.
Konuya doğru şekilde odaklanamamak, personel arasındaki iletişimi ciddi şekilde zedeler.
Sözcükleri dikkatli okumadığımız veya sorulan soruya yeterince dikkat etmediğimiz için her seferinde çaba ve emeğimiz boşa gitmektedir. Komutanın imzalamadan geri gönderdiği evrakın büyük çoğunluğu, konuyla ilgili asıl soruya yanıt verilmemesi nedeniyle geri dönmektedir.
2. Düzenli Olma: "Bilgi ve düşüncelerinizi düzenli olarak sunun." Düzenli olmak, konunun mantığa dayalı bir sıra ile sistematik olarak sunulmasıdır. Bu düzen, okuyucunun yazıyı sözcüklerin üzerinden tekrar tekrar geçerek okumadan, yazarın ne demek istediğini tahmin etmek zorunda kalmadan konuşmacıyı anlamasını sağlar.
Düzenli hazırlanmamış bir yazı veya konuşma, karşıdaki insanın kolaylıkla aklının karışmasına, sabırsızlanmasına ve okumayı / dinlemeyi bırakmasına sebep olabilir. Belirli bir düzene bağlı olmadan verilen bilgiler ne kadar önemli olursa olsun alıcı / dinleyici bunun farkına varamayabilir ve hem verilen bilginin hem de yazıyı / konuşmayı hazırlayanın değeri düşebilir.
Düzenleme ile ilgili sorunların çözümü ise nispeten daha kolaydır ve bu çözümlerin kısa zamanda çok faydası görülür.
3. Açık ve Sade Olma: "Her sözcüğün hakkını vererek açık bir iletişim kurun."
Bu ilke birbiriyle ilgili iki konuyu kapsar. Bunlardan ilki, açık ve anlaşılır bir iletişim için dilin kurallarının, sözcüklerin yazılışının ve okunuşunun tam olarak bilinmesi zorunluluğudur. İkincisi ise aktarılmak istenen düşüncenin sözcük yığınlarının arasında saklanmadan doğrudan verilmesidir.
İnsanlar, yazıyı hazırlayanın veya konuşmacının dili yanlış kullanmasını eleştirmek noktasında çok aceleci davranırlar. Böyle bir durum sizin inandırıcılığınızı ve anlatmak istediğiniz düşüncelerin kabul edilebilirliğini kısıtlar. Yanlış kullanılan sözcükler, etkili iletişimin en önemli engellerindendir. Bu sebeple, Türkçenin doğru kullanılması bir zorunluluktur ve bu konuda bir eksiklik varsa mutlaka giderilmelidir. İyi bir dil bilgisine sahip olmak için çalışmak, kuvvetli kaslara sahip olmak için ağırlık çalışmaya benzer; ancak kararlı bir çalışma ile gelişim sağlanır. Unutmayın ki "Amacımız gelişmek olmalı, mükemmel olmak değil."
Dili düzgün kullanmak, başarmanın sadece yarısıdır. Dili doğru kullanmalarına karşın konuşma yapan ve yazı yazan pek çok insan meslek argosu kullanarak büyük, uzun ve edilgen cümlelerle kendilerini başarısızlığa mahkûm ederler. Bu kötü alışkanlıklar mesajın anlaşılmasını zorlaştırır.
4. Anlama (Farkındalık): "Dinleyicinizi ve onların beklentilerini çözümleyin."
Düşüncelerinizi başkaları ile paylaşmak istiyorsanız onların konu hakkındaki genel bilgi düzeyini, yaklaşımlarını ve ilgi seviyelerini bilmek yararlı olacaktır. Bir rapor yazmanız istendiğinde ise raporun biçimini, istenen detay derecesini, raporu ne zaman teslim etmeniz gerektiğini ve komutanın bu konudaki emrini bilmeniz yararlı olacaktır. Dinleyici / alıcı kitlesinin yanlış değerlendirilmesinin iletişim sorunlarına yol açabileceğini görmek çok da zor değildir. Şu ana kadar katılmış olduğunuz konferanslarda bu hatanın yapıldığını birçok kez görmüşsünüzdür.
5. Katkı (Destekleme): "Ana düşünceyi vermek için mantık ve destek unsurları kullanın."
Yazılar ve konuşmalar genellikle karşı kitleyi bilgilendirmek veya ikna etmek amacıyla hazırlanır. Burada karşılaşılan zorlukların büyük bir kısmı iddiaları destekleyecek bilgiyi toplarken ve düzenlerken yaşanır. Verilmek istenen mesajın desteklenmesi ve bir mantık örgüsü içinde sunulması hedef kitle üzerinde güven ve inandırıcılık tesis eder.
Yazım kurallarına uygun, açık ve sade olarak yazılmış bir yazıyı ancak ve ancak saptırılmış veya yanlış bilgi bozabilir. Bu bataklıktan kaçınmak deneyimli yazar ve konuşmacılar için bile oldukça zordur. Bunun en önemli nedeni ise insanın soyut düşünme yeteneğini zorlamasını gerektiren mantık olgusunun, öğrenilmesi ve öğretilmesinin zor olmasıdır. Küçük yaşlarda edinilmiş olan kötü alışkanlıkların kırılması için özel çaba harcanması gerekmektedir. Genellikle yapılan yanlışlıklardan kurtulmak ve mantık desteğini kullanarak yazı veya konuşmanızı daha da güzelleştirmek için yapılabilecek bazı pratik teknikler doküman içerisinde verilmiştir.
1. Odaklanma: "Konuyu araştırın, bütün konuyu, ama sadece konuyu!" Etkili iletişimin ilk ve en önemli aşaması konuya odaklanılmasıdır. Kaynak / göndericinin açık ve net bir fikri olmalı, bu amaca kilitlenmeli ve ondan ayrılmamalıdır.
Akademik veya askerî ortamlarda konuşma ve yazma işlemi genellikle öğretmen veya komutan tarafından sorulan bir soruya yanıt vermeyi gerektirir. Böyle bir durumla karşılaşıldığında yapmanız gereken:
"Soruya yanıt verin, tüm soruya, ama sadece soruya."
Odaklanma sorunları genel olarak üç şekilde karşımıza çıkmaktadır:
a. Yanlış soruya yanıt vermek: Bu genellikle, verilen görevin veya dinleyicinin / alıcının öğrenmek istediği bilginin yanlış anlaşıldığı durumlarda ortaya çıkar. Çok başarılı olduğuna inanılan bir yazının, konu yanlış ele alınmış veya konu anlaşılamıyor şeklinde eleştiri alması ya da sorulan bir soruya çok uzun yanıt alınması ama cevabın soruyla hiç ilgisi olmaması gibi durumlar bu hataya örnek olarak verilebilir.
b. Sorunun sadece bir kısmına yanıt vermek: Soru birkaç bölümden oluşuyorsa bu durumda, bize kolay ve ilginç gelen kısmı detaylıca inceleyip daha zor ve sıkıcı olan bölümünü yanıtlamayı unutmak, hatanın en sık rastlanan şeklidir.
c. Soruyla ilgisi olmayan bilgi eklemek: Bu tip hatada, soru yanıtlanmıştır; bununla birlikte yanıt ilginç, fakat konuyla ilgisiz bilgilerle birlikte sunulmuştur. Yanıt tam olsa bile, samanlıkta iğne arar gibi yanıtı bulup çıkarmak gerekecektir.
Konuya doğru şekilde odaklanamamak, personel arasındaki iletişimi ciddi şekilde zedeler.
Sözcükleri dikkatli okumadığımız veya sorulan soruya yeterince dikkat etmediğimiz için her seferinde çaba ve emeğimiz boşa gitmektedir. Komutanın imzalamadan geri gönderdiği evrakın büyük çoğunluğu, konuyla ilgili asıl soruya yanıt verilmemesi nedeniyle geri dönmektedir.
2. Düzenli Olma: "Bilgi ve düşüncelerinizi düzenli olarak sunun." Düzenli olmak, konunun mantığa dayalı bir sıra ile sistematik olarak sunulmasıdır. Bu düzen, okuyucunun yazıyı sözcüklerin üzerinden tekrar tekrar geçerek okumadan, yazarın ne demek istediğini tahmin etmek zorunda kalmadan konuşmacıyı anlamasını sağlar.
Düzenli hazırlanmamış bir yazı veya konuşma, karşıdaki insanın kolaylıkla aklının karışmasına, sabırsızlanmasına ve okumayı / dinlemeyi bırakmasına sebep olabilir. Belirli bir düzene bağlı olmadan verilen bilgiler ne kadar önemli olursa olsun alıcı / dinleyici bunun farkına varamayabilir ve hem verilen bilginin hem de yazıyı / konuşmayı hazırlayanın değeri düşebilir.
Düzenleme ile ilgili sorunların çözümü ise nispeten daha kolaydır ve bu çözümlerin kısa zamanda çok faydası görülür.
3. Açık ve Sade Olma: "Her sözcüğün hakkını vererek açık bir iletişim kurun."
Bu ilke birbiriyle ilgili iki konuyu kapsar. Bunlardan ilki, açık ve anlaşılır bir iletişim için dilin kurallarının, sözcüklerin yazılışının ve okunuşunun tam olarak bilinmesi zorunluluğudur. İkincisi ise aktarılmak istenen düşüncenin sözcük yığınlarının arasında saklanmadan doğrudan verilmesidir.
İnsanlar, yazıyı hazırlayanın veya konuşmacının dili yanlış kullanmasını eleştirmek noktasında çok aceleci davranırlar. Böyle bir durum sizin inandırıcılığınızı ve anlatmak istediğiniz düşüncelerin kabul edilebilirliğini kısıtlar. Yanlış kullanılan sözcükler, etkili iletişimin en önemli engellerindendir. Bu sebeple, Türkçenin doğru kullanılması bir zorunluluktur ve bu konuda bir eksiklik varsa mutlaka giderilmelidir. İyi bir dil bilgisine sahip olmak için çalışmak, kuvvetli kaslara sahip olmak için ağırlık çalışmaya benzer; ancak kararlı bir çalışma ile gelişim sağlanır. Unutmayın ki "Amacımız gelişmek olmalı, mükemmel olmak değil."
Dili düzgün kullanmak, başarmanın sadece yarısıdır. Dili doğru kullanmalarına karşın konuşma yapan ve yazı yazan pek çok insan meslek argosu kullanarak büyük, uzun ve edilgen cümlelerle kendilerini başarısızlığa mahkûm ederler. Bu kötü alışkanlıklar mesajın anlaşılmasını zorlaştırır.
4. Anlama (Farkındalık): "Dinleyicinizi ve onların beklentilerini çözümleyin."
Düşüncelerinizi başkaları ile paylaşmak istiyorsanız onların konu hakkındaki genel bilgi düzeyini, yaklaşımlarını ve ilgi seviyelerini bilmek yararlı olacaktır. Bir rapor yazmanız istendiğinde ise raporun biçimini, istenen detay derecesini, raporu ne zaman teslim etmeniz gerektiğini ve komutanın bu konudaki emrini bilmeniz yararlı olacaktır. Dinleyici / alıcı kitlesinin yanlış değerlendirilmesinin iletişim sorunlarına yol açabileceğini görmek çok da zor değildir. Şu ana kadar katılmış olduğunuz konferanslarda bu hatanın yapıldığını birçok kez görmüşsünüzdür.
5. Katkı (Destekleme): "Ana düşünceyi vermek için mantık ve destek unsurları kullanın."
Yazılar ve konuşmalar genellikle karşı kitleyi bilgilendirmek veya ikna etmek amacıyla hazırlanır. Burada karşılaşılan zorlukların büyük bir kısmı iddiaları destekleyecek bilgiyi toplarken ve düzenlerken yaşanır. Verilmek istenen mesajın desteklenmesi ve bir mantık örgüsü içinde sunulması hedef kitle üzerinde güven ve inandırıcılık tesis eder.
Yazım kurallarına uygun, açık ve sade olarak yazılmış bir yazıyı ancak ve ancak saptırılmış veya yanlış bilgi bozabilir. Bu bataklıktan kaçınmak deneyimli yazar ve konuşmacılar için bile oldukça zordur. Bunun en önemli nedeni ise insanın soyut düşünme yeteneğini zorlamasını gerektiren mantık olgusunun, öğrenilmesi ve öğretilmesinin zor olmasıdır. Küçük yaşlarda edinilmiş olan kötü alışkanlıkların kırılması için özel çaba harcanması gerekmektedir. Genellikle yapılan yanlışlıklardan kurtulmak ve mantık desteğini kullanarak yazı veya konuşmanızı daha da güzelleştirmek için yapılabilecek bazı pratik teknikler doküman içerisinde verilmiştir.
