İletişim, İletişimin Önemi, Hedef Kitle, İletişimde Amaç, İletişimde Ana Düşünce

"Ne kadar bilirsen bil, söylediklerin, karşındakinin anladığı kadardır."

Mevlana

İlk bölümde iletişim kavramını ve iletişimin temel unsurlarını incelemiştik. Bu bölümde, etkili iletişimin temel yedi basamağını inceleyeceğiz. Bu basamaklar, konuşma ve yazmaya genel hazırlık aşamalarıdır. Bu adımları ilkinden başlayarak detaylı olarak inceleyeceğiz.

1. Amaç ve Hedef Kitlenin İrdelenmesi

İlk önce kendinize, yansı hazırlama, andıç hazırlama, toplantı yapma, telefon görüşmesi, elektronik posta gönderme veya herhangi bir başka şeyin, görevin yerine getirilmesine katkısı olup olmayacağını sorarak işe başlayın. Günümüzün hızlı iş ortamında başkaları için gereksiz iş çıkarmaya ihtiyacınız yoktur.

İletişim için gerekli olan gereksinimden emin olduktan sonra birinci adım gereği amacınız ve hedef kitleyi bilmeniz gerekmektedir. Bu kısımda göreceğiniz gibi amaç ve hedef kitle birbirinden ayrı şeyler değildir. Hedef kitlenin özellikleri mesajınızın bütününü etkileyecektir ve amacınız genellikle hedef kitleyi etkilemekle ilgili olacaktır.

a. Anahtar Sorular

İletişim sanatının ustaları, belirledikleri amaca odaklanırlar ve karşılarındaki kitlenin irdelenmesini ciddiye alırlar. Siz de karşınızdaki kitle hakkında ne kadar çok şey biliyorsanız veya rapor sunacağınız komutanın bu rapordan ne istediğini tam olarak anlamışsanız konuşmanızı / yazınızı hazırlarken o kadar rahat olursunuz. Siz buna göre neredesiniz? Aşağıda amacınızın ve hedef kitlenin irdelenmesi sürecinde kendinize sorabileceğiniz birkaç temel soru verilmiştir. Diğer birçok soru kısım boyunca detaylı olarak incelenecektir.

-  İletişimin amacı nedir? Hedef kitlede bir davranış değişikliği yaratmak istiyor musunuz? Yoksa sadece bilgilendirmek amacıyla mı yazıyorsunuz?

- Amacınızı açıklamak için bir cümle yazma veya otuz saniye konuşma hakkınız olsa ne yazar / söylerdiniz?

-  Nasıl bir biçim kullanacaksınız?

-  Hazırlanmak için ne kadar zamanınız var?

-  İletişim esnasında zaman veya mekân ile ilgili alışılmadık bir durum var mı? Mesela konuşmanızı cuma günü öğleden sonra 16.00'da mı yapacaksınız? Cuma günü öğleden sonra geç vakitte gönderilmiş bir elektronik posta takdir edilmeyebilir hatta daha da kötüsü okunmayabilir.

-  Bu yazıyı / konuşmayı kim okuyacak / dinleyecek? Üstünüz mü, astlarınız mı, siviller mi? Bu soruya verilecek yanıt, iletilen mesajın resmiyet derecesini ve niteliğini doğrudan etkileyecektir.

-  Okuyucuların / dinleyicilerin eğitim seviyeleri ve uzmanlık alanları nedir?

-  Öncelikle konu hakkında bir ön bilgi (kavramların anlamları vb. bilgiler) vermenize gerek var mı? Karşınızdakiler, sunduğunuz düşünce hakkında deneyim sahibi mi?

-  Hedef kitlenin sizin hakkınızdaki görüşleri nelerdir? Onların gözünde tanınan ve güvenilen bir kimse misiniz?

-  İletinizi dinlemek / okumak için istekliler mi? Mesajınızı koordine etmeye gereksinim var mı?

Kurumunuzun tutmasını gerektirecek sözler veriyor musunuz?

b. Amacım Ne?

Türk Silahlı Kuvvetlerinde oluşturulan çoğu yazılı ve sözlü ileti, şu dört amaç sınıflandırmasından birinin içinde yer alır:

1) Emir vermek.

2)  Bilgi vermek.

3)  İkna etmek.

4)  Teşvik etmek.

Size düşen görev ise ileteceğiniz ana düşünce ve amacınızın ne olduğuna karar vermektir. Bazı iletilerin birincil ve ikincil amaçları olabilir. Bu nedenle, mesajınızı bu sınıflardan birine uydurmak için zorlanmayın. Amacınıza karar verdiyseniz, nerede vurgulama yapacağınıza ve hangi nitelikleri taşıyacak bir ileti hazırlayacağınıza karar verebilirsiniz. İletinizin amacı aşağıdakilerden birisi olabilir:

1) Emir vermek: Hedef kitleye yapmalarını istediğiniz bir aksiyonu tanımlayan bir bilgi verirken genellikle emredici ileti kullanılır. Emredici iletide vurgu açıktır, kısa komut içerir ve beklentiyi ortaya koyar.

2) Bilgi vermek: Bilgilendirici iletinin amacı, hedef kitleye bir bilgiyi sunmaktan ibarettir.

Bu durumda hedef kitle, ileti göndericinin yüklediği anlamı aynen verebilirse iletişim başarılı sayılır. Bilgilendirici iletişimde hedef kitlenin eğitim ve beceri seviyesine uygun, doğru ve tam bilgi vermelidir. Hedef kitlenin geri beslemesi ve sürece katılımı, verilmek istenen iletinin alınıp alınmadığını değerlendirirken faydalı olur.

3) İkna etmek: İkna edici ileti, hedef kitleye yeni bir düşünce, yeni bir politika, yeni bir ürün veya mevcut uygulamalarda bir değişikliği "satmak" için kullanılır. Duygular insanları ikna etmek için bir araç olmakla birlikte; en ikna edici iletişim şekli, birtakım somut delilleri mantıklı bir düzen içinde insanların önüne koymaktır. İleri sürülen deliller her birey için farklı anlamlar ifade edeceğinden hedef kitlenin irdelenmesi oldukça önemlidir. Amacınız dinleyicileri belli bir hareket tarzına yönlendirmek olduğuna göre, ses tonunuz ve sunum biçiminizi göz ardı edemezsiniz. Bu konuda, "düşüncelerin desteklenmesi" ilkesi ikna yeteneklerinizin nasıl geliştirilebileceğini anlatmaktadır.

4) Teşvik etmek: Yazılı ve sözlü anlatımın son amacı, genellikle fazla dikkate alınmayan, ancak askerî ortamlarda sıklıkla kullanılan "teşvik"tir. Liderlik basamaklarını tırmandıkça sorumluluğunuzda çalışanları teşvik edici konuşma yapma sıklığınız artacaktır: Emekli olanların vedasında, terfi törenlerinde, komutanlar toplantısında vb. zamanlarda, teşvik amaçlı yapılan bir iletişimde, metodunuz, konunuz ve karşınızdaki topluluk hakkındaki bilginizin tamlığı önem kazanacaktır. Her ne kadar protokol şube bu konuşmaların bir kısmını hazırlasa da önünüze gelen bu fırsatı kaçırmamalısınız. Duygusal iletişimde önemli olan konuştuğunuzda, konunun ve dinleyicilerin tanınmasıdır.

Amacınız ister emir vermek, ister bilgi vermek, ikna etmek veya teşvik etmek olsun bunların hepsi için geçerli temel bazı kurallar vardır. Bu bölümün sonundaki "başarı için ipuçları" kısmında özet bilgi sunulmuştur.

c. Ana Düşünceniz Konusunda Açık Olun: Amaç Cümlesinin Yazılması

Anlatımınızın muhtemel genel amacı hakkında bir görüşünüz oluştu (emir, ikna, bilgi veya teşvik); ancak, hedef kitleye ileteceğiniz ana düşünce ne olacak? Siz amacınızı tespit etmekte zorlanıyorsanız, emin olun ki hedef kitle de amacınızı anlamakta zorlanacaktır.

Amaç cümlesi yazmak, size iki şekilde yardımcı olur. Birincisi, iletinizi hazırlarken sadece konu üzerinde yoğunlaşmanızı sağlar; ikincisi, iletinizi gönderirken hedef kitle sadece vermek istediğiniz ana düşünceye yoğunlaşır.

Açık bir amaç cümlesi yazmak size iki şekilde yardımcı olur:

-   Mesajınızı geliştirirken sizin odak olmanızı sağlar. Mesajınızı verdiğinizde alıcıların odak olmasını sağlar.

-  Karşınızda üst rütbeli subayların olduğu bir ortamı düşününüz. Zaman ayırmaları ve öncelik vermeleri gereken bir yığın işin arasında, sizin bir an evvel nereye varmak istediğinizi gösteren bir amaç cümlesi arayacaklardır.

Örnek olarak verebileceğimiz birkaç amaç cümlesi şöyle olabilir:

Amaç Cümlesi: İstihkâm taburu personelini, tehlikeli atıkların atılması konusunda yeni uygulamalar hakkında bilgilendirmek.

Amaç Cümlesi: Öğrencileri, çalışmak, okula gitmek ve gelecek ile ilgili umutlu olmaları konularında teşvik etmek.

Amaç Cümlesi: Şube müdürünüzü resmî seyahatlerde kullanmak üzere üç adet diz üstü bilgisayar alma konusunda ikna etmek.

ç. Diğer Konular

Ana düşüncenizi bilmek, amacınızı belirlemek için yeterli değildir. Eşitliğin her tarafına baktığınızı anlamanız için sormanız gereken bazı sorular şunlar olabilir: Sorulara vereceğiniz yanıtlar, amacınızı tekrar belirlemek ve projenizi yeniden şekillendirmek adına önemlidir.

-  İletişim için hangi biçimi kullanacağım? Günümüz komutanları, birliklerinin ve kendi zamanlarının kullanımı ile ilgili olarak artan oranda daha hassastırlar. İletişimin gerekli olduğundan ve mesajın iletimi için doğru biçimin seçildiğinden emin olun. Konuyu derinleştirmeden ne kadar zaman harcanacağını tespit edin. Bir saat sonra başlayacak komutan toplantısında iki dakikalık zamanınız olacak mı?

-  Mesajımı hazırlamak için ne kadar zamanım var? Amirinizin yarın isteyeceği bir raporun genişliği ve derinliği, mali yılın sonunda istenecek bir karargâh etüdünden farklı olacaktır. Süreniz nedir? Raporu yazmanız ne kadar sürer? Amacınızın belirgin olması ile ilgili başka konular da vardır. Bunlardan biri insan unsurudur ki bu iletişim oyununda hedef kitlenin irdelenmesi anlamına gelir.

d. Hedef Kitlenin İrdelenmesi

Bu bölümde belirtildiği üzere, iletişim sürecinde üç temel ögeden bahsedilir. A kişisi bir ileti hazırlar ve B kişisine gönderir. B mesajı alır. Böylece iletişim süreci tamamlanmış olur. Esasında, bu noktada iletişim süreci ilginç bir hâl almaya başlar. Acaba ileti B kişisi tarafından, A'nın gönderdiği anlamda mı alınmıştır? Aynı anlamda alınmadıysa "Neden" alınmamıştır? İşte bu noktada hedef kitle irdelemesinin derinliklerine doğru bir yolculuk yapmak gerekir. İletiyi sunan kişi, hedef kitle irdelemesinde kendini, içinde bulunduğu organizasyonu ve hedef kitleyi iyi incelemelidir.

1) Kendinizi Tanımak

Hedef kitle irdelemesine başlamadan önce, aynada kendinize bir bakmanız gerekir. Kendi güçlü ve zayıf yönlerinizi bilmeniz, iletişimde istediğiniz hedefleri gerçekleştirmenizde yardımcı olabilir. Örneğin:

-   Bazı iletişim biçimlerinde, diğer biçimlere göre daha başarılı olabilirsiniz. Kuvvetli yanlarınızı biliniz. Toplum karşısında konuşmak sizin için çok azap vericiyse ve mesajınızı yazılı olarak vermek gibi bir seçeneğiniz varsa yazılı anlatımı tercih etmelisiniz.

- Yazılı nota gereksinim duyan deneyimsiz bir takdimciyseniz ve dinleyicilerin arasındaki komutan dikkatli bir şekilde brifinginizi dinleyip alnınızdan boncuk boncuk damlayan terleri seyrediyorsa elinizde rahatlıkla okuyabileceğiniz notların olduğundan emin olmalısınız.

-   Konunuzda uzmansanız, sakın karşınızdaki kitleyi mesleki terimlere boğmayın.

Mesleki terimleri kullanmak size hoş gelebilir; fakat herkes sizinle aynı düşüncede olmayabilir. Diğer taraftan, konu hakkında uzmanlık bilginiz yoksa yeterli seviyede araştırma yapmalısınız. Unutmayın ki hedef kitlenin içinde konuyu en az sizin kadar bilen insanlar olabilir.

-   Hedef kitle ile bağınız nedir? Onları kişisel olarak tanıyor musunuz? Öyle ise daha rahat bir sunum veya resmiyeti gereksiz yere yükseltmeyecek bir belge hazırlayarak hedef kitleye daha içten yaklaşabilirsiniz.

2) Çalıştığınız Kurumu Tanımak

Kendinizle ilgili konuları gözden geçirdikten sonra, çalıştığınız ortamı ve kurumu değerlendirmelisiniz. TSK'nin bir personeli olarak, yazılı ve sözlü anlatımlarınızı dış dünya ile ilişkisi kesilmiş bir ortamda yapamazsınız. İletişim esnasında dâhil olduğunuz kurumu, birliği, sınıfı ve uzmanlık alanınızı temsil edersiniz ve yazdıklarınızda / söylediklerinizde bu ilgi alanlarının hâkim görüşünü, yeteneklerini ve kaygılarını dikkate almak zorunda kalırsınız. Kurumunuzla ilgili dikkat etmeniz gereken konuları ön plana çıkaran birkaç soru örneği aşağıda sunulmuştur.

-  Kurumunuza, amirlerinize veya personelinize yerine getiremeyeceğiniz bir sözde mi bulunuyorsunuz?

- Vaat / teklif ettikleriniz şimdiye kadar sergilediğiniz duruşa ve uygulamalara uygun mu? Uygun değilse, ikna edici biçimde hazırlanmış bir anlatımla böyle bir değişikliğe niçin gerek duyduğunuzu açıklamalısınız.

-  Bu konuda kiminle eş güdümde bulunmanız gerekir. Bu konu başka kimin ilgi ve etki alanına giriyor? Eş güdüm faaliyeti labirent gibidir, önemli bir makamı devre dışı bırakırsanız bu konuda mutlaka eleştiri ve geri besleme alırsınız.

3) Hedef Kitleyi Tanımak

Hedef kitle dört gruba ayrılarak incelenmelidir. İletişimin şekline ve eş güdüm seviyesine bağlı olarak her bir grup ile ilgilenmek zorunda kalmayabilirsiniz.

-  Birincil alıcılar: Sözel ve yazılı olarak doğrudan iletişime girdiğiniz kişilerdir.

- İkincil alıcılar: Birincil alıcılar aracılığıyla dolaylı olarak iletişime girdiğiniz kişilerdir.

Örneğin, siz bir birlik komutanısınız ve sosyal faaliyetlere ilişkin hazırladığınız bir yazıyı idari astsubayınıza verip gereğini yapmasını ve personeli de bu konuda bilgilendirmesini istediniz. İdari astsubayınız gereğini yapıp bu yazıyı belletene astı. Belleten'deki yazınızı okuyan personel tali (ikincil) alıcıdır.

-  Karar vericiler: Karar vericiler, hedef kitlenin içindeki en güçlü üyelerdir. Bu kişilerin konuya bakış açısını ve beklentilerini bilmek, geniş katılımlı brifinglerde ve üst makamlara gidecek dokümanlarda dikkatinizi yoğunlaştıracağınız konu hakkında yol gösterici olabilir.

-  İlgililer: Mesajınız, hedeflediğiniz kitleye ulaşmadan önce iletiniz üzerinde ön inceleme yapan kişiler, ilgililerdir. Bu kişilerin özelliklerini ve beklentilerini bilmek hedef kitle ile takiben gireceğiniz iletişimde yaşayabileceğiniz sıkıntıları önceden gidermenize yardımcı olabilir. Sıralı amirleriniz, üst düzey yönetim kademesinin emir subayları ve komutanın genel sekreteri, hedef kitlenin öncelikleri ve tercihleri konusunda sizden daha bilgili olabilirler. Onların girdilerini dikkate almalısınız.

4) Başarılı Bir Hedef Kitle İrdelemesi İçin İpuçları

-  Hedef kitlenin rütbesinden korkmayınız. Rütbe farkı zaman zaman iletişimi olumsuz etkileyebilir. Örneğin, kimi zaman rütbece kıdemli bir kitle karşısında diliniz tutulabilir veya rütbece kıdemsiz bir kitle karşısında ifadeleriniz gelişigüzel veya davranışlarınız sabırsızca olabilir. Kendinize sürekli olarak, herkesin bu iletişim faaliyetinde eşit ağırlıkta birer öge konumunda olduğunu ve herkese karşı dürüst, doğru ve saygılı olmanız gerektiğini hatırlatmalısınız.

-  Mesleki terimleri hedef kitleye göre ayarlayınız. Onların konu üzerindeki uzmanlıklarını veya bilgilerini abartmayınız ya da küçümsemeyiniz. Uzmanlık alanınızla ilgili terim ve kısaltmalarla dolu ifadelerle hedef kitlenizin ilgisini dağıtmayınız. Mesleki yaşantınızda bunlar çok normal olabilir; ama mesleki dili bilmeyenler için aynı şey söylenemez.

-  Hedef kitle içindeki olası farklılıkları dikkate almazsanız ırk, din, etnikçilik ve cinsiyet ayrımı gibi iletişim tuzaklarına düşerek, hedef kitle içindeki bir kısım insanı istemeden dışlayabilirsiniz. Bu konu görsel yardımcıların, örneklerin ve mizahın kullanılmasında da dikkate alınmalıdır. Meslek, cinsiyet ve ırk içerikli genellemelerden uzak durun.

-  Konuşma üslubu, sadece ne söylediğinizle değil nasıl söylediğinizle de ilgilidir.

Üslup, iletişimde güttüğünüz amaç ile hedef kitle arasındaki bağdır. Konuşmacılar, iletişim aracı olarak ses, vücut hareketleri ve mimik kullanırlar. Yazıda ise sadece kâğıt üzerindeki sözcükler vardır. Kurumların yanlış anlaşılmış bir basın açıklaması yüzünden özür dilerken şekilden şekle girdiğini görmüşsünüzdür. Bunun sebebi, yüz yüze iletişimde kullanılan jest ve mimiklerin yazılı anlatımda kullanılamamasıdır. Yazılı anlatımdaki bu dezavantajın farkında olmalı ve gereken özeni göstermelisiniz. İma dolu sözler, olumsuz ifadeler ve hoş olmayan yakıştırmalar, amacınıza ulaşma çabalarınıza zarar verebilir.

-  Kibar olun. Yazı yazmanın ilk kuralı kibar olmaktır. Kızgınlıktan, eleştirmekten ve dalga geçmekten vazgeçin; mantıklı ve ikna edici olun. Sözcüklerinizi daha özenle seçin. Kimseyi kasten zor duruma düşürmeyin. Kabalık, zayıf bir insanın güç gösterisidir.

-  Okuyucu veya dinleyici ile yakınlık kurabilmeli, onlara ilgi göstermeli ve iletişim sürecinin içinde kalmalarını sağlamak için zamirlerden faydalanmalısınız. Zamir kullanımı aynı zamanda iletinizi tekdüzelikten ve soyutluktan kurtarır. En çok kullanılacak zamirler siz, sizin, biz, bize ve bizimdir. Ben, beni ve bana gibi zamirleri çok az kullanmalısınız.

-  Olumlu bir yaklaşım sergilemelisiniz. Övgü hak ediliyorsa övmelisiniz. Ek iyileştirmelere girişmeden önce, o ana kadar yapılanların kabul edilebilir olduğunu açıklamalısınız. Yapılan işi değerlendirirken yapıcı soru, öneri, istek, teklif biçiminde ya da açık ve anlaşılır emir şeklinde ifadeler kullanınız. Kötü haber vermeniz gerekiyorsa, ilk söz olarak bu haberi vermektense önce tarafsız yorumlarda bulunmayı tercih ediniz. Çözüm alternatifleri sunarak olumlu yaklaşımınızı sürdürünüz. Basmakalıp ifadelerden, tekrarlı reddedişlerden, kötü haberi sözcüklerin arasına gizlemekten ve uygun olmayan özür dileme şekillerinden uzak durmalısınız. Hedef kitle, samimiyeti ve dürüstlüğü her zaman takdir edecektir.

Olumlu yaklaşım ile ilgili aşağıdaki örneklere bakalım:

Komutanlar, eğitim için sadece nitelikli personeli seçecektir. (Yapıcı)

Komutanlar, eğitim için nitelikli olmayan personelden seçim yapmayacaktır. (Yıkıcı)

Sıkı mücadele

İyi yazmaya başla

Uzun vinci kullan

Bardağın yarısı dolu

Olumsuz

Bekleme odası

Eski uygulamalar

Erteleme

Miadı hatırlatma

Kısıtlı imkân

Kötü yazmayı bırak

Kısa vinci kullanma

Bardağın yarısı boş

-  Farklı iletişim ortamları farklı resmiyet derecesi gerektirebilir. Resmî olmayan bir iletişimde, karşınızdaki kitle ile konuşuyormuş gibi açık, doğru ve etkili bir dil bilgisi kullanılır. Resmî iletişimde ise resmî bir dil kullanılır. Askerî yazılarda genellikle resmî karakterli ifadeler kullanılmaktadır. Mesajınız ister resmî olsun ister olmasın Türkçe dil kurallarına uymak zorundadır. Dolayısıyla, her durumda mesajınız açık, öz ve basit olmalıdır.

2. Konunun Araştırılması

"Doğru yolda giden kaplumbağa, eğri yolda giden yarış atını geçer."

Bu bölümde;

-  Kütüphanede araştırmaya başlamadan önce araştırma planının yapılması,

-  Bilgi toplama kaynaklarının belirlenmesi, İnternet araştırmaları,

-  Kaynaklara ait ipuçlarının bulunması,

TSK personeli için yararlı kaynakların araştırılması anlatılmaktadır.

Yapacağınız iletişimin amacı bilgilendirmek veya ikna etmek olabilir. Ancak, amacınız ne olursa olsun uygun bir tarzın yanında bazı somut verilere de ihtiyacınız olacaktır. Amacınızı ve hedef kitlenizi belirledikten sonra, iletişim amacınızı destekleyecek konuları araştırmak ihtiyacı duyacaksınız.

Tarih boyunca araştırma yapmak her zaman kolay olmamıştır. Nitekim, 20 yıl öncesinde olanaksız olarak görülen birçok bilgi bugün İnternet üzerinden elde edilebilir. Fakat, her yeni olanak, beraberinde bazı sorunları da getirmektedir. Kaynağın güvenilirliği, İnternet üzerindeki birçok bilgi arasından bizim ihtiyacımız olan verilerin ayıklanması, bu sorunlardan bazılarıdır. Bu bölüm, herhangi bir göreve ilişkin yapacağımız araştırmalar esnasında takip etmemiz gereken yöntemler hakkında tavsiyelerde bulunmaktadır.

a. Araştırma Planının Yapılması

Bilgi toplama faaliyetine başlamadan önce basit bir toplama planı yapmanız, araştırmanızın etkinliğini artıracaktır. Basit bir konu için toplama planı demek, görevin özelliğine yönelik düşünsel bir ön hazırlık demektir. Daha geniş ve detay gerektiren bir konuda ise detaylı bir araştırma planı kaleme almanız gerekebilir. Konunun kapsamına bakmaksızın üzerinde düşünmeniz gereken konular şunlar olabilir:

-  Amacınızı ve konunun kapsamını tekrar gözden geçiriniz. Araştırmanıza başlamadan önce neye ihtiyacınız olduğunu bilmelisiniz. Bununla birlikte, araştırmanız derinleştikçe amacınız ve konu kapsamınız da gelişebilir. Karmaşık bir konu araştırıyorsanız; ne kadar ayrıntıya ineceğiniz, ne yapabileceğiniz ve nerede duracağınız hakkında bir fikriniz olmalıdır.

-  Araştırmayı tamamlamak üzere bir "süre" belirleyiniz. Araştırma sürecinin içinde kaybolmak mümkündür. Zamanınızın büyük bir kısmında mükemmel bir bilgi toplama çalışması gerçekleştirip, arta kalan kısa sürede sıradan bir sunum hazırlamayın.

- Amirinize farklı bir emri olup olmadığını sorunuz. Amiriniz altından kalkabileceğinize inandığı için bu konuyu size vermiştir. Bununla birlikte, tek başınıza cevabı nasıl ve nereden bulacağınızı bilseniz bile, nereden başlamanız gerektiğine yönelik amirinizin emrini almak size zaman kazandıracaktır.

-  Konu hakkındaki bilginizi ve tercihlerinizi gözden geçiriniz. Verilen görev hakkında çok değerli bilgilere sahip olabilirsiniz; ancak sonuca yönelik ön yargılarınız ve tercihleriniz hakkında dikkatli olmalısınız. Esasen, ön yargısız bir tutum sergilemek oldukça zordur hatta konu hakkında hiç bilginiz yoksa hemen hemen olanaksızdır. İşin sevindirici yanı, konu hakkında tercihleriniz olduğunun farkındaysanız; kişisel felsefenizle uyuşmayan bir bilgiyi doğrudan eleme olasılığınız az olacaktır.

b. Bilgi Toplama Kaynaklarının Belirlenmesi

Bilgi toplama sürecine yaklaşımınızı olasılıkla şu üç konu etkileyecektir: Birincisi araştırma konunuz, ikincisi araştırmacılık deneyiminiz ve bu araştırma konusundaki uzmanlık dereceniz sonuncusu da İnternet ve elektronik veri tabanlarına yönelik deneyiminizdir.

Herkesin erişimine açık bir konuda araştırma yapıyorsanız ve elektronik bilgi toplama araçlarıyla aranız iyiyse, büyük olasılıkla ilk başvuracağınız kaynak İnternet olacaktır. Bölgesel bir sorun veya hassas bir konuda araştırma yapıyorsanız ya da araştırma süreci veya teknolojisi ile ilgili bir rahatsızlık duyuyorsanız, olasılıkla başka bir kişiye danışarak araştırmaya başlamayı tercih edersiniz. Konu veya araştırmacının özelliklerine bakmaksızın dört ana bilgi kaynağı aşağıda sırlanmıştır:

1) İş arkadaşları ve kurum personeli: Her an yüz yüze görüşme fırsatı bulabileceğiniz iş arkadaşlarınız ve kurumunuzda görevli diğer personel, araştırma yapacağınız konuda uzman olabilirler; uzman değillerse de aradığınız bilgiye nasıl ulaşacağınız konusunda size yardımcı olabilirler. Ek olarak, size bu araştırma konusunu veren amiriniz de bir kaynak olabilir. Başkalarından bilgi isterken büyük resim hakkında açık ve anlaşılır olmalısınız. Bu şekilde herkesin zamanına saygı göstermiş olursunuz.

2) İş yerinizdeki dosya ve belgeler: Arşive kaldırılmış doküman ve yerel ağda bulunan ortak bilgiler, araştırma yaptığınız konuda değerli bilgiler içeriyor olabilir. Belki de o konuda yapılmış bir çalışma veya yazışma mevcut olabilir. Bu sebeple arşivi araştırmak yerinde olacaktır.

3) İnternet: İnternet'in günlük yaşamımızın ayrılmaz bir parçası olduğu şu günlerde, masamızdan kalkmadan elde edebileceğimiz bilginin miktarı inanılmaz derecede artmıştır. Buna rağmen bilgisayar ile içli dışlı olmayan kişiler için web, korkutucu gözükebilir; ancak bu korkular derhâl bir kenara bırakılmalıdır. Elde edeceğiniz ganimet göstereceğiniz çabaya değecektir.

İnternet ile gelen iki zorluktan bahsedilebilir: İhtiyaç duyduğunuz bilgiye ulaşmak ve ulaştığınız bilgilerden hangisine inanıp hangisine inanmayacağınız. Unutmayınız ki günümüzde herkes bir web sitesi kurabilir ve kurulmuş bir web sitesi hiçbir iz bırakmadan ortadan kaybolabilir. Ayrıca, bu sitede yer alan bilgilerin doğruluğunu kontrol eden bir mekanizma da mevcut değildir.

4) Kütüphaneler: Kütüphaneler araştırmacılar için eşsiz imkânlar sunar. İnternet bir bilgi kaynağı olarak çok uygun olsa da ciddi bir araştırma sadece İnternet'ten gerçekleştirilemez. Gerekli bilgi hâlâ kitaplarda ve süreli yayınlardadır. Kütüphaneler yeni çıkan kitapları ve süreli yayınları takip eder, gerekli olanları satın alır ve sizlerin imkânına sunar.

Halka açık kütüphaneler ile üniversite kütüphaneleri de araştırmanızda kaynak olarak kullanabileceğiniz en önemli bilgileri barındırabilir. Belki buralardan ödünç kitap alamazsınız ama kitap okumak ve araştırma yapmak üzere buraları ziyaret edebilirsiniz.

Elektronik kütüphaneler diğer bir önemli bilgi kaynağıdır. Ayrıca bu html adresi, başka kütüphanelere erişim sağlayan arama motorları içerir. Elektronik kütüphanelere web üzerinden ulaşılmasının yanında, sunulan bilgilerin güvenilirliği fiziksel kütüphanelerin sunduğu bilgilerin güvenliği ile eş değer kalite standardına sahiptir.

3. Düşüncelerin Genel Hatlarıyla Ortaya Konulması ve Düzenlenmesi

 "Düşünmeden öğrenmek faydasız, öğrenmeden düşünmek tehlikelidir."

Konfüçyus

İlk üç adımı tamamladıktan sonra yazılı veya sözlü ürününüzü hazırlamak konusunda epey yol aldınız. Şimdi ise yazma hazırlığı bölümünün son adımı olan "düşüncelerinizin genel hatlarını ortaya koymak ve düzenlemek" aşamasına geldik. Düşüncelerinizin genel hatlarını ortaya koymak; elinizdeki malzemeyi mantıksal olarak düzenlemeye, düşünceler arasındaki ilişkileri görmenize ve taslağı oluştururken hedeften ayrılmamanıza yardımcı olur. Bunu, iletişim ürününüzün inşaat planı olarak düşünebilirsiniz ve yazınızı yazmaya başladığınızda bunun faydasını göreceksiniz.

a. Amaç Cümlesinin ve Ana Düşüncenin Sonlandırılması

Neden amaç cümlesinden çok sık ve tekrar bahsediyoruz?

Bazen konunun araştırma süreci esnasında (ikinci basamakta) elde edilen bilgiler bizi beklenmedik bir tarafa yönlendirebilir. Bu durumda verileri orijinal amaca uyduracak mıyız? Hayır. Bu durumda mantıklı olarak destekleyebileceğimiz şekilde amaç cümlemizi değiştireceğiz.

Amaç cümlemizi yazıp sık sık ona başvurursak, düşüncelerimizin genel hatlarını ortaya koyarken hedeften sapma olasılığımız azalır. Genel hattaki her ana düşünce ve yardımcı düşünce amaç cümlemizi desteklemelidir. İlgisiz bilgiler ve düşünceler elenmelidir. Bu aşamadaki disiplin bizi daha sonraki birçok sıkıntıdan kurtaracaktır.

Tez cümlesi, akademik yazıda kullanılan özel bir amaç cümlesidir.

Tez cümlesi, tartışmalı bir konuda yazarın tezi boyunca savunduğu bakış açısıdır. Tez cümlesi genellikle araştırma sürecinden sonra son hâlini alır.

b. Ana Düşüncenin Başlangıçta Ortaya Konulması

Hemen hemen her iletişim durumunda ana düşüncenizi başlangıçta ortaya koymanız gerekir.

Doğrudan yaklaşımda dinleyici, mesajınızın detaylarını hazmetmeye daha iyi hazırlanır ve aklında mantıksal  bağlantıları kurar.

Ancak, düşüncenize karşı olduğunu bildiğiniz bir dinleyici kitlesine karşı daha dolaylı bir yaklaşım izlemek gerekebilir. Bu durumda ana düşüncenizi önceden söylerseniz dinleyicilerin daha sonra söyleyeceklerinizi dinlememe riski de vardır. Bu durumda önce gerekçeleri ifade eder, sonra ana düşüncenizi belirtirsiniz.

Bazen bu, dinleyicilere düşüncelerinize ısınma ve kabullenme fırsatı sağlar.

Dolaylı yaklaşımda da bir giriş bölümüne gerek vardır. İki amaç cümlesine örnek verecek olursak:

Doğrudan yaklaşım: Kadınlar savaşa katılabilmelidirler çünkü...

Dolaylı yaklaşım: Kadınların savaşa katılması konusu çok tartışılan bir konudur ve bu konuyu tartışan tarafların haklı gerekçeleri vardır.

Dolaylı yaklaşımı sakınarak kullanın. Çünkü ileri düzey bir tekniktir ve dinleyicinin kafasını karıştırmadan bunu uygulamak zordur. Akademik bir ortamda, ödevlerinizde bu yöntemi kullanmadan önce danışmanınızın fikrini alınız.

c. Genel Hat: Neden İhtiyacım Var?

Bazı insanlara düşüncelerini genel hatlarıyla ortaya koymak bir angarya gibi gelebilir.

Genel hattın ortaya konması zaman gerektirse de aslında zaman kazandırır. Bir ana hatta, ana düşünceleriniz ve yardımcı düşünceleriniz mantıklı bir sıra ile yer alır. Tüm cümle ve paragrafları yazmadan önce düşüncelerinizi ve yazının genel akışını görmenizi sağlar. Bazı düşünceler birbiriyle uyum sağlamıyorsa, fazla çaba harcamadan onları düzenlemenizi sağlar. Bir evin planı gibi "inşaat sürecinin" daha etkin olarak yürütülmesini sağlar.

Her yazı birçok ayrıntıya sahip detaylı bir genel hat hazırlanmasını gerektirir mi? Hayır.

Kısa bir mektup, ileti veya rapor yazacaksınız, ana düşüncelerin listesi yeterli olabilir. Daha uzun yazı, rapor ve etütler için detaylı bir genel hattın vazgeçilmez bir yardımcı olduğunu göreceksiniz.

ç. Genel Hat: Üç Parçalı Yapı

Kitabın ilerleyen bölümlerinde yazı ve konuşmaların genel olarak giriş, gelişme ve sonuç bölümlerine ayrıldığı anlatılacaktır. Çoğunlukla gelişme bölümünün genel hatlarıyla ortaya konması yeterli olacaktır. Ancak uzun bir yazılı ürün için detaylı veya resmî genel hat oluşturuyorsanız giriş ve sonuç bölümlerini de buna dâhil etmeniz önerilir. Kısa bir ödev için gayriresmî genel hat hazırlayan becerikli bir iletişimci, sadece gelişme bölümünün genel hatlarını çıkarıp giriş ve sonuç bölümlerini taslak sürecinde yazabilir.

d.  Genel Hat Biçimleri: Resmî Genel Hatlarda Kullanılan Yapı ve Başlıklar

Birçok genel hattı sizden başka kimse görmese de bazı durumlarda resmî bir genel hat oluşturmanız gerekebilir.

Örneğin;

-  Amiriniz yazı planınızı görmek isteyebilir,

-  Yazınızda numaralı başlık ve alt başlıklar olacaktır.

-   Birlikte çalışması gereken birden fazla personelin çabalarını düzenliyorsunuzdur.

Bu durumlarda genel hattınızın numaralandırılması veya harflendirilmesinde tutarlı bir yaklaşıma sahip olmak gerekir.

Bir seçenek, genel hatta seviyelerini belirtmek için sayısal yapıyı kullanmaktır. Askerî yönergeler gibi karmaşık belgelerde, okuma kolaylığı için bu seviyeler başlıklar olarak da kullanılabilir.

Genel hattın bazı bölümleri diğerlerinden daha ayrıntılı olabilir. Bölünen bir konu en az iki parçaya ayrılmalıdır. Hiçbir zaman ikinci bölüm yoksa birinci bölümü oluşturmayın.

Bunlar sadece iki biçim örneğidir. Son ürününüz başlıklar veya düzen için belirli bir biçim gerektiriyorsa (örneğin, bilimsel dergiye yazılan makale gibi) genel hattınız için bu biçimi kullanmak size zaman kazandıracaktır. Böyle bir durum yoksa tutarlı her yaklaşım işe yarayacaktır.

Bazı insanlar genel hatta aşırı özen gösterirler. Unutmayın ki genel hattın amacı düşüncelerinizi düzenlemektir. Bu yüzden rahat olun ve sizin işinize yarayan bir biçimi kullanın.

e. Gelişmenin Genel Hattı: Bir Yöntem Seçin

Bir sonraki adım, düşüncelerinizi mantıklı ve sistematik bir sıra içinde başlangıçtan sonuca götürmektir. En yaygın yöntemler aşağıda listelenmiştir. Amacınız, dinleyiciler ve konunun doğası, yöntem seçiminizi etkileyecektir.

1) Konusal Yöntem: Bu kaynağı genellikle düşünceleri, nesneleri veya olayları sınıflar hâlinde sunmak için kullanabilirsiniz. Bu biçim çoğunlukla genel düşüncelerden sonra alt konuların sıralanmasında kullanılır.

Konusal yöntem genellikle, konunun doğasından gelen sırayı veya amacı takip eder.

Örneğin, helikopterler hakkında bir sunum yapıyorsanız konuyu hafif, orta ve ağır yük kapasitesine sahip olanlar şeklinde sınıflandırabilirsiniz. Hafiften ağıra veya tam tersi bir anlatım sırası takip edebilirsiniz.

İpucu: Okuyuculara karmaşık veya yabancı oldukları bir konudan bahsedecekseniz. En basit veya en bilinen konudan başlamak anlaşılmayı artıracaktır. Bu yöntemi kullanırken dinleyicilere en uygun düzenlemeyi zaman içinde bulmaya çalışın.

2) Karşılaştırmalı Yöntem: Konular, kavramlar veya düşünceler arasındaki benzerlik veya farklılıkları tanımlarken kullanabilirsiniz. Bu yöntemde madde madde fark veya benzerlikleri sunmanız okuyucuya daha fazla yardımcı olur.

3) Zaman Sıralı (Kronolojik) Yöntem: Bu kaynağı kullanırken olay, sorun veya süreçleri olduğu veya olması gereken sıra ile sunarsınız. Bu yöntem genellikle tarih, gelişim süreci, sorunun tanımlaması gibi yazılarda kullanılır.

Bu yöntem basit olmakla birlikte hangi olayların dâhil edilip hangilerinin hariç tutulacağını iyi değerlendirmek gerekir. Örneğin, bir misafir konuşmacının öz geçmişini hazırlarken konuğun uzmanlığını ve deneyimlerini öne çıkarıp başka önemli ancak ilgisiz bölümleri konuya dâhil etmeyebilirsiniz. Kuşkuya düştüğünüzde amacınızı ve dinleyici kitlesini değerlendirerek karar verin.

İpucu: Tartışmalı bir konuyu zaman sıralı yöntem kullanarak ele almayı düşünebilirsiniz.

Birçok konuşmacı / yazar "önce konunun tarihini inceleyelim" diyerek işe başlar. Böylece konuşmaya tarafsız bir biçimde başlanmış olur. Bu dolaylı bir yaklaşım olup dikkatle kullanılmalıdır.

4) Sıralama Yöntemi: Sıralama veya adım adım yaklaşımı, zaman sıralı yönteme benzer. Teknik bir usul veya süreci açıklarken bu yöntemi kullanabilirsiniz. Genellikle adımların yapılış sırası yapılış zamanından daha önemlidir. "Etkili İletişimde Yedi Adım" başlığı buna bir örnektir.

Sıralama yöntemi genellikle el veya ders kitaplarında kullanılır. Örneğin, bir silahın muayenesi, doldurulması, ateşlenmesi, parçalara ayrılması ve temizlenmesi bu yönteme uygundur.

İpucu: Bir usulü anlatırken dinleyicinin dikkatini sıralandırmaya çekmeniz zihinsel olarak hazırlanmalarına yardımcı olacaktır.

İpucu: Konumsal ilişkilerde izlediğiniz sırayı belirtmeniz ve geçişlerde bunu belirtecek bağlaçlar kullanmanız önemlidir. Yoksa dinleyicilerin kafasının karışması veya dikkatinin kaybolması kolaydır.

6) Sorun / Çözüm Yöntemi: Bir sorunu tanımlamak ve bir / birkaç çözüm sunmak için bu yöntemi kullanabilirsiniz.

Sorunun tüm yönlerini tartışın (yöntemi, özellikleri, sonuçları). Önerilen çözümü sunarken okuyucuları çözümün uygulanabilir, maliyet ve etkinlik bakımından uygun olduğuna ikna etmek için destekleyin. Çözümünüzü sunduktan sonra çözümü uygulamak için gerekli önlemleri sıralamanız da uygun olacaktır.

Bu yöntem çeşitli şekillerde kullanılabilir:

- Tek çözüm: Sorunu sunar, arkasından en mantıklı tek çözümü sunarsınız.

-  Çoklu çözüm: Sorunu sunar, arkasından birkaç çözümü etkileriyle sunar ve tavsiyenizi belirtirsiniz.

-  Çoklu çözüm artı / eksi: Her bir çözümün yararları / zararları tartışılır.

7) Mantık Yöntem: Bu yöntemde düşüncenizi önce ortaya koyar daha sonra bu düşüncenizi desteklersiniz. "mantıksal iddia" yöntemidir. Bu yöntemi sadece sorunu tartışmak ve çözümler sunmanın ötesinde dinleyicileri sizin bakış açınıza yaklaştırmak istediğinizde kullanın.

İpucu: Dinleyici irdelemesini hatırlayın. Dinleyiciler düşünce olarak size karşı tavır alıyorlarsa kabul etmeleri en kolay düşüncelerle söze başlayın ve daha tartışmalı konulara yavaş yavaş ilerleyin.

8) Sebep / Sonuç (Nedensellik) Yöntemi: Bu yöntemde bir düşünce, eylem veya durumun diğerlerine nasıl sebep olduğunu ortaya koyarsınız. Bu kaynağın iki değişik biçimi vardır:

(a)  Sonuçla başlayıp sebeplerini sıralayın.

(b)  Sebeplerle başlayıp sonuçlarını ortaya koyun.

Hangi şekli seçeceğiniz, tartışma durumuna göre değişebilir.

Bazen sonuç - sebep ilişkisi, nedeni ortaya koymak için kullanılır. Ne zaman bu yaklaşımı kullanabilirsiniz? Kaza emniyet kurulu başkanı olduğunuzu düşünelim. Bir kazanın neden olduğunu araştırırsınız. Raporunuzda önce kazayı tarif eder daha sonra nedenlerini sıralarsınız.

Bazen sebep sonuç ilişkileri, şimdiki hareket ve kararların gelecekteki sonuçları tahmin edilirken kullanılır. Örneğin bazı sebeplerin, (personelin ayrılması, az sayıda personel yetiştirilmesi, zorunlu hizmetin azaltılması) istenmeyen sonuçlar (personel zafiyeti) doğurabileceğini ortaya koymak için kullanılır.

9) Taslağın Yazılması:

"Çalışmaksızın, düşünsel ve ahlaki olgunlaşma olanaksızdır."

M. Kemal ATATÜRK

Bu bölümde şunlar incelenecektir:

- Ana felsefenin oluşturulması.

-  Üç bölümlü yapının oluşturulması.

-  Paragrafların oluşturulması.

-  Konu cümlesinin oluşturulması.

-  Paragraflar arası geçişler.

-  Kanıtın özellikleri.

Gözden geçirme evresini takiben, birinci derece haberleşme ürününü ortaya koymak için gereksinim duyduğunuz şeylere sahipsiniz. Artık, ilk taslağı yazmak için hazırsınız. Bu bölümde, taslak yazmak için baştan aşağı tüm konuları kapsayacak bir yaklaşım mevcuttur. Öncelikle, büyük resim ile başlayacağız; giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinden oluşan üç parçalı yapıyı açıklayacağız. Bunu takiben, bütün içindeki paragrafları nasıl yazacağımızı tanımlayacağız. Son olarak paragraflardaki cümle ve sözcükleri irdeleyeceğiz.

a) Ana Felsefenin Oluşturulması: Yazınızın taslağını yazmaya başlamadan önce birkaç noktayı göz önünde bulundurmalısınız. Yazmaya başladığınız yazı, tamamlanmış ürünün sadece bir taslağıdır ve her bir cümle mükemmel olmak zorunda değildir. Yoğunluğunuzu, düşüncelerinizi kâğıda aktarmaya vermelisiniz. Dil bilgisi ve yazım kuralları ile uğraşıp, gördüğünüz her hatayı düzeltemeye çalışarak zaman kaybetmemelisiniz. Bu işlemler, yazının gözden geçirilmesi evresinde yapılacaktır.

Bununla birlikte, taslağınızı yazarken hazırladığınız taslak planınızı sürekli göz önünde tutmalısınız. Belirli aralıklarla, yazdıklarınızla taslak planı karşılaştırmanız, amacınızdan uzaklaşmanıza ve ilgisiz bilgileri yazınıza eklemenize izin vermeyecektir.

Peki yazınız nasıl bir şey olacak? Birkaç uzun paragraf yazmak yeterli olacak mı?

Kesinlikle hayır. Yazınızı üç bölümden oluşturacaksınız: Giriş, gelişme ve sonuç. Giriş bölümü, hedef kitlenin dikkatini konuya toplamalı, hedef kitle ile yazının sahibi arasında sıcak bir yakınlaşma oluşturmalı ve yazının asıl amacını ifade etmelidir. Gelişme bölümünde düşünceler paragraflarla mantıksal bir ahenk içinde istenen etkinliği sağlamak üzere sıralanmalıdır. Sonuç bölümünde ise, gelişme bölümünde aktarılan ana noktalar özetlenmeli ve yumuşak ifadelerle konu kapatılmalıdır.

b) Üç Bölümlü Yapının Oluşturulması: Hazırlayacağınız taslağın büyüklüğü çok kapsamlı olmamalı ve taslak, giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinden oluşmalıdır. Giriş bölümü amacınızı belirtmeli ve dinleyicilerin dikkatini çekmelidir. Gelişme bölümünde, düşünceler mantık sırasına uygun olarak paragraflara aktarılmalıdır. Sonuç bölümünde ise, gelişme bölümünde belirtilen konuların kısa bir özeti ve genel sonuçlar belirtilmelidir. Sonuç bölümüne asla yeni bilgiler eklenmemelidir.

(1) Giriş Bölümü: Giriş bölümü, sahne, ses ve ışık düzeninin ayarlanması gibidir. Giriş bölümünün içeriği yerine getireceğiniz göreve göre değişmekle birlikte, bu bölümde en azından nihai amacınızı ve okuyucuları hangi hedefe ulaştıracağınızı belirtmelisiniz.

-  Hazırlık, mesajın rengini gösterir; hedef kitlenin dikkatini toplar ve yazının tamamını okumak için istek uyandırır. Bu bileşeni kullanmak, isteğe bağlıdır. Kısa yazılarda kullanılmayabilir. Giriş bölümüne renk katmakla birlikte; okuyucunun hazırlık cümleleriyle amaç cümlesini birbirinden ayırt edebilmesi sağlanmalıdır. Daha önceki yazılarınızda ana düşüncenizin anlaşılmasına yönelik olumsuz kritik aldıysanız, giriş bölümünde hazırlık cümlelerine fazla yer vermeden doğrudan konuya girmeyi deneyebilirsiniz.

- Amaç cümlesi, ana düşüncenizi, amacınızı veya tezinizi açık ve anlaşılır şekilde belirten "tek bir" cümledir.

- Yol haritası, yazınızda vereceğiniz temel noktaları ve paragraflarınızın sırasını açıkça ifade eder. Ayrıca temel noktalar ile amacınız arasındaki bağı oluşturur.

Aşağıda, bu üç bileşenden oluşmuş bir giriş bölümü örneği sunulmuştur:

"İletişim, görevin başarılmasında olmazsa olmaz şartlardan birisidir ve tüm TSK personeli istediği etkiyi yaratabilecek nitelikte yazı yazabilme yeteneğinde olmalıdır (Buraya kadar hazırlık kısmı). Bu ders notunda askerî eğitim kurumlarında ve karargâhlarda kullanılmak üzere yazılı / sözlü anlatım esasları ve belli başlı yazım biçimleri incelenmiştir (Bu cümle de amaç cümlesidir.)." Ders notu, askerî iletişim ortamının tanımıyla başlayarak sonrasında yazılı / sözlü anlatım becerisini geliştirecek teknik ve usulleri belirtir. Son bölümde de yazılı / sözlü anlatımda kullanılacak başlıca biçimler hakkında bilgi verir.

Her ne kadar okuyucular ilk önce yazınızın giriş bölümünü okuyacak olsalar da siz giriş bölümünü ilk iş olarak yazmak zorunda değilsiniz. Girişi yazmakta zorluk çekiyorsanız yazınızın gelişme bölümüne geçiniz ve daha sonra bu bölüme tekrar dönünüz. Bazıları da tersten gider ve yazının tamamını yazıp giriş bölümünü son iş olarak yaparlar. Giriş bölümünü ne zaman yazarsanız yazın; ancak amacınızı ve birazdan nelerden bahsedeceğinizi bu bölümde kapsadığınızdan emin olunuz.

(2) Gelişme Bölümü: Gelişme bölümü yazınızın kalbi gibidir. Gelişme, temel noktaları ve her birini destekleyen detayları içerir. Gelişme birkaç paragraftan oluşturulur. Paragraf sayısı amacınıza ve konuya bağlı olarak değişecektir.

Genel kural olarak her bir paragrafta başka bir temel noktaya değinmelisiniz. Bir paragrafta birkaç temel düşünceyi sunarsanız okuyucuların kafasını karıştırabilirsiniz. Uzun yazılarda ise bir temel konu için birden fazla paragraf yazmak durumunda da kalabilirsiniz.

(3) Sonuç Bölümü: Yazının sonuç bölümü genellikle önemsenmeyen bölümüdür. Bu, büyük bir hatadır.

Bazıları, iletmek istedikleri temel noktaları yazmayı bitirince yazıyı sonlandırırlar. Oysaki sonuç bölümü, mesajınızı özetlemeniz ve hedef kitleye vermek istediğiniz ana düşünceniz için son bir şanstır.

Etkin bir sonuç yazmak için, konunun tamamı ve gelişme bölümünün temel noktaları özetlenmelidir. Basit ve kolay anlaşılacak bir amaç için yazıyorsanız, sonuç bölümünde amaç cümlenizi değişik sözcüklerle tekrar ifade edebilirsiniz. Karmaşık bir amacınız varsa temel noktaları tekrar vurgulamalı ve önerilerinizi ya da vardığınız sonucu ifade etmelisiniz.

Etkin bir sonuç yazmak için, temel noktaları veya bulguları tekrar ifade etmeli ya da gelişme bölümünün dayanaklarını tekrar vurgulamalısınız. Hiçbir şartta, yaptığınız veya sandığınız olumsuzluklar için özür dilemeyiniz. Yazınızı, sunmaya çalıştığınız ana düşünceye yönelik olumlu ifadelerle sonuçlandırınız. Gelişme bölümünde bahsetmediğiniz yeni düşünceleri asla sonuç bölümünde ortaya atmayınız. Bu, okuyucunun kafasının karıştırılmasından başka bir işe yaramayacaktır.

Giriş ve sonuç bölümleriniz birbirinin aynısı olmamak kaydıyla aralarında kesinlikle bir denge olmalıdır. Yazdığınız sonucun giriş bölümünden türeyip türemediğini ve amacınıza hizmet edip etmediğini kontrol etmek için önce girişi okuyup hemen arkasından sonucu okuyunuz. Etkin bir sonuç, yazının sonunda sizin haklı olduğunuz hissini vermelidir.

Yukarıda giriş için yazılan örnekten hareketle sonuç paragrafı şu şekilde yazılabilir:

"Türk Silahlı Kuvvetlerinin bir personeli olarak, etkin bir iletişim kuramadan görevimizi başarmamız pek mümkün değildir. Bu ders notu sözlü ve yazılı anlatım başta olmak üzere iletişim becerilerimizi geliştirecek bazı kullanışlı bilgiler vermektedir. Bu ders notunu her zaman elinizin altında bulundurmanız ve yazılı / sözlü anlatım hazırlarken sık sık ona başvurmanız başarınızı artıracaktır."

(4) Paragrafların Oluşturulması: Paragraflar, yazınızda düşüncelerinizi inşa edeceğiniz asıl unsurlardır. Paragraflar üç amaca hizmet ederler:

-  Birbiri ile ilgili düşünceleri tek bir düşünce grubu olarak birleştirmek.

-  Farklı düşünce gruplarını birbirinden ayırmak.

- Yazının, konu ile ilgili başka bir bölümüne geçildiğine dair okuyucuya zihinsel uyarı sağlamak.

Etkili bir paragraf, temel bir nokta etrafında toplanmış düşünce öbeklerinden oluşmuş, öncesi ve sonrası ile bağ kuran işlevsel parçadır. Gelişigüzel bir araya getirilmiş cümleler değildir. Bir paragraf tek bir temel düşünce veya noktayı ifade eder, bir olayı tanımlar ya da bir izlenim yaratır.

Birçok askerî yazıda paragraflar üç ila yedi cümle uzunluğunda olur. Sizin paragraflarınız da bu kurala uyarsa daha açık ve okuması kolay paragraflar yaratmış olursunuz. Her bir paragraf, kendi özelliğine göre farklı sayıda destekleyici detay içereceği için uzunlukları birbirinden farklı olabilecektir.

(5) Konu Cümlesinin Oluşturulması: Askerî yazılarda her bir paragrafa, paragrafın konusunu veya temel noktasını gösteren konu cümlesi ile başlamak faydalı olacaktır. Konu cümlesi, okuyucuları paragrafın geri kalan kısmına hazırlar ve onların sunulacak destekleyici düşüncelere, gerçeklere, şekillere ve grafiklere yoğunlaşmalarını sağlar.

Gelişme bölümünde oluşturduğunuz paragrafların konu cümlesini okuyucularınıza aratmayın. Paragrafın konusunu ve temel düşüncesini yansıttığı için konu cümlesini ön plana çıkarmak uygun olacaktır. Bunun için de en uygun yer paragrafın ilk cümlesidir. Bu, yazınıza açıklık kazandırır ve okuyucu için işleri kolaylaştırır. Bazı uzun yazılarda, kitaplarda ve raporlarda sadece her bir paragrafın ilk cümlesini yani konu cümlesini okuyarak genel bir düşünceye sahip olmak isteyen okuyucular için de bu şekliyle idealdir. Tabi ki daha fazla detay isteyen okuyucu paragrafın tümünü okuyacaktır.

Paragrafın konu cümlesi ile son cümlesi arasında kalan diğer cümleler, konu cümlesini genişletecek, vurgulayacak ve destekleyecek şekilde birbiriyle ilişkili olmalıdır. Bazı paragraflarda, son cümle, paragrafı özetlemek, temel düşünceyi okuyucunun kafasına kazımak veya bir sonraki paragrafa geçiş yapmak amacıyla kullanılır. Bu fonksiyonu yerine getirmeyen cümleler atılmalıdır ya da değiştirilmelidir.

Birçok yazar her bir paragrafı bir oturuşta yazmakla birlikte, diğer bir strateji de her bir paragrafın konu cümlesini yazıp tüm paragrafları oluşturmak ve sonra tekrar başa dönüp paragrafları tamamlamaktır. Konu cümlelerini öncelikle yazmak, yazıyı hazırlayanın sürekli olarak büyük resmi dikkate almasını gerektirir ve güzel düzenlenmiş bir taslak ortaya çıkabilir. Bu teknik, uzun yazıların yazılmasında ve özellikle yazısını düzenlemekte zorluk çekenler için tavsiye edilir.

Paragraflar hakkında söylenecek sözün özü şudur: Her bir paragraf, tercihen ilk cümleye yerleştirilmiş konu cümlesinde ifade edilen tek bir noktayı veya düşünceyi ifade etmelidir. O paragrafta ifade edilmek istenen ana düşünceyi destekleyici, geliştirici ve açıklayıcı cümleler kullanmalıdır. Paragrafın oluşumunda amaç, paragrafın cümleler topluluğu değil, belli bir kurala göre bütünleşmiş öge olduğunu okuyucunun görmesine yardımcı olmaktır.

(6) Paragraflar Arası Geçişler: Paragrafların akışını sağlamanın tek yolu sözcük, cümlecik veya cümlelerle yumuşak geçişler yapmaktır. Dâhilî geçişler, paragraf içindeki cümleler arası geçişi sağlarken haricî geçişler ise birbirinden ayrı paragraflar arasında köprü vazifesi görür.

(a) Dâhilî Geçişler: Dâhilî geçişler, paragraf içindeki farklı düşünceler arasındaki ilişkiyi kuran bir veya iki sözcüktür. Yazınızda kullanacağınız dâhilî geçişler, düşünce akışınızın okuyucular tarafından daha rahat anlaşılmasına fırsat verir. Örneğin:

"Cumartesi günü için yaptığımız plan, hem işimize hem de zevkimize hitap ediyor. İlk önce, herkes evde toplanacak ve öğle yemeği yiyeceğiz. Daha sona, hep birlikte evi temizleyeceğiz. Sonra da sinemaya gideceğiz. "

Bazı dâhilî geçişler, tek bir cümle içindeki iki unsuru birbirine bağlar. Örneğin: "Önce eve git, sonra beni ara. "

(b) Haricî Geçişler: Haricî geçişler, okuyucuyu bir paragraftan diğer bir paragrafa veya bir bölümden diğer bölüme taşıyan cümleler veya paragraflardır. Geçiş paragrafları genellikle kitap, uzun rapor veya dokümanlar gibi çoklu bölümler içeren yapılarda kullanılır. Bu tip geçişler, bir bölümü özetleyip diğer bölüme geçişi sağlarlar veya bir sonraki bölüme bir giriş yapıp önceki bölümle olan ilgisini açıklarlar. Geçiş paragrafları askerî yazılarda pek görülmez.

Geçiş cümleleri genellikle ayrı iki paragrafın temel noktasını birleştirmek için kullanılır.

Paragraf - 1 ile Paragraf - 2'yi birbirine bağlamada üç seçenek söz konusudur: Geçiş cümlesi:

(1)  Paragraf - 1'in sonunda tek bir cümle olarak kullanılabilir.

(2)  Paragraf - 2'nin ilk cümlesi olarak kullanılabilir. Bu durumda konu cümlesi ikinci cümle olur.

(3)  Paragraf - 2'nin konu cümlesi ile kaynaştırılabilir.

Aşağıdaki örnekte iki paragraf verilmiş ve geçiş cümlesi seçenekleri irdelenmiştir.

Farz edelim ki elinizde iki paragraf var: Paragraf - 1 park yeri sorunlarını tanımlıyor; paragraf - 2 olası çözümler öneriyor. Geçiş cümlesi ise şöyle olsun: "Bereket versin ki insanlar özel araçlarını dönüşümlü olarak kullanmaya teşvik edilirse bu sorun kısmen çözülebiliyor."

Bu geçiş cümlesi paragraf - 1'in son cümlesi olarak kullanıldıysa (seçenek - 1) paragraf - 2 için şöyle bir konu cümlesi yazılabilirdi: Personelimizi özel araçlarını dönüşümlü olarak kullanmalarına teşvik etmek üzere üç farklı teşvik uygulayabiliriz: İsme tahsis edilmiş park yeri, esnek çalışma saatleri ve iş birliği yapmayanlar için uzak park yerleri.

Geçiş cümlesi paragraf - 2'nin başında kullanılırsa (seçenek - 2) paragraf - 2'nin konu cümlesi ikinci cümle olarak şu şekli alabilirdi: "Bereket versin ki insanlar dönüşümlü olarak özel araçlarını kullanmalarına teşvik edilirse bu sorun kısmen çözülebiliyor. Biz de personelimize önermek üzere üç farklı teşvik uygulayabiliriz: İsme tahsis edilmiş park yeri, esnek çalışma saatleri ve iş birliği yapmayanlar için uzak park yerleri."

Üçüncü seçenek olarak geçiş cümlesi paragraf - 2'nin konu cümlesi ile kaynaştırıldığında ise şu şekli alır. "Bereket versin ki park yeri sorununu personelimize özel araçlarını dönüşümlü olarak kullanmalarına yönelik üç değişik öneride bulunarak çözebiliyoruz: İsme tahsis edilmiş park yeri, esnek çalışma saatleri ve iş birliği yapmayanlar için uzak park yerleri."

(c) Başlıklar: Özellikle uzun yazılarda bir ana bölümden diğerine geçmenin en etkili yolu başlık kullanmaktır. Bu durum okuyucunun bir bakışta yazıyı takip edebilmesine yardımcı olur. Aynı zamanda başlıklara ayırmak, konular çeşitlilik gösterdiğinde yararlı olacaktır. Başlık kullanırken mümkün olduğu kadar açıklayıcı olun ve sadece bir veya iki üstü kapalı sözcüğe bağlı kalmaktan kaçının. Başlıkların bu kitapta etkili kullanıldığını göreceksiniz!

Mademki şu ana kadar öğrendiğiniz bilgiler ile giriş, gelişme ve sonuçtan oluşturduğunuz büyük resmi nasıl çizeceğinize dair iyi bir fikriniz oluştu; o zaman biraz daha ayrıntılara inmenin tam zamanı. Artık paragraflarınızın içinde çarpıcı cümleler kurmaya yoğunlaşabilirsiniz.

(ç) Çarpıcı Cümleler Kurmak: Çarpıcı cümleler kurmak için cümlelerinizi oluştururken açık ve özlü sözcükler kullanın. Bu bölümde, çarpıcı cümleler yazmanın en önemli konularından bazılarına göz atacağız. Bu konular; etken cümle yapısı, paralel yapı, yanlış kullanılan niteleyiciler, doğru sözcük kullanma ve gereksiz sözcük ve yapılardan kaçınmadır. O zaman muhtemelen açık ve özlü cümleler kurmakta en çok düşülen hata olan etken cümle yapısını kullanmama ile başlayalım.

(1) Etken Cümle Yapısını Kullanın: Yüklemden Önce Özne:

Etken cümle yapısı özneyi işi yapan olarak gösterir. Örneğin: "Kız şarkıyı söyledi." Etken çatıyı kullanırsanız yazınız açık, özlü ve canlı olur. Böylece okuyucuya doğrudan ulaşır ve daha az sözcükle konuyu açıklarsınız.

(2) Edilgen Cümle Yapısının Belirtileri: Bir cümlenin edilgen olup olmadığını nasıl tespit edersiniz? Edilgen çatıyı tanımak için dil bilimci olmanıza gerek yok. Önce kendi kendinize "Bu cümlede ne oluyor?" sonra da "İşi kim yapıyor?" sorusunu sorarak özneyi bulabilirsiniz.

Birçok yazar, edilgen çatıyı gereğinden fazla kullansa da aslında bazen kullanmak da yerinde olur. Açık ve zorlayıcı dil kullanımı, diplomasi ve politik görüşmelerde uygun olmayabilir. Edilgen çatı aynı zamanda kötü haberlerin yumuşatılmasında veya işi yapanın (öznenin) bilinmediği, önemsiz olduğu ve isimlendirmenin gerekli olmadığı ve yapanın zaten belli olduğu durumlarda kullanılır. İşte birkaç örnek:

Başvurular 1 Haziranda gönderildi. (yapan önemli değil) Cumhurbaşkanı yedi yılda bir seçilir. (yapan zaten belli)

(3) Üstü Kapalı Fiillere Dikkat Edin: Fiillerin işi sizin için yapmasını sağlayın. Zayıf yazı, anlamlarını tamamlamak için ek bir sözcüğe gereksinim duyan sözcüklerden oluşur. "Yapmak" fiilini "seçim" sözcüğü ile birlikte kullanmak yerine seçmek fiilini kullanabilirsiniz. Örneğin:

Genel Kurul basılı yayın faaliyetlerini kararlaştırmak için toplandı.

Onaylamayı kararlaştırdılar.

(4) Koşut (Paralel) Yapıyı Kullanın: Listeleme yaparken uygun kalıplar kullanın. Cümleniz virgüllerle ayrılmış maddeleri içeriyorsa, dil bilgilerinin aynı olmasına dikkat edin. Örneğin; üç maddenin ikisinde fiil varsa üçüncüsünde de mutlaka fiil olsun. Yazar, olgular ile olayları, düz cümleyle soru cümlelerini ve etken ile edilgen cümle yapılarını karıştırırsa, uyumsuzluk meydana gelir. İşin püf noktası uygun kalıplar kullanmadadır.

(5) Doğru Sözcüğü Kullanın: Somut olun! "Komutan rehberlik edecek." veya "Aracın istenen özellikleri karşılaması gerekir." yazarsanız, okuyucularınız ne tür bir rehberlik olduğunu veya nasıl bir özellik olduğunu merak edebilir. Ayrıntıyı gözetmediğinizde ne siz ne de okuyucunuz sorunla baş edebilir. Koşulların elverdiği ölçüde somut olun. Sadece okuyucunun gereksinim duyacağı bilgileri verin ve bu bilgileri gereğinden fazla sözcükle ifade etmeyin.

-  Komutan yerine tabur komutanı,

-  Baş ağrısı yerine migren,

- Araba veya araç yerine marka adı!

-  Duygu yerine sevgi,

- Uçak yerine F - 16, kullanın.

(a) Sözcüğe Yüklenen Anlamın Çeşitli Yönlerini Bilin: Anlamın çeşitli yönlerini vurgulamak için farklı sözcükler kullanın. Uygun sözcüğü kullanan bir yazar, hepsi için genel bir kokunun yerine puronun aromasından, bir çiçeğinin güzel kokusundan, parfümün hoş kokusundan veya gazın kötü kokusundan bahsedebilir.

(b) Meslek Dilini (Jargon) Ölçülü Kullanın: Tüm iletişimlerin amacı kişisel iletişimi mümkün olan en basit biçimde gerçekleştirmek ve bunu gerçekleştirmede en basit yol günlük tanıdık sözcükler kullanmaktır. Ancak bu basitlik en az terminolojiyle özel durumlara uygulanabilir olmalıdır. Terminoloji, aynı gruptan olan bireylerin ortak anlamlar yükledikleri kısaltılmış sözcükler, sözcük öbekleri ya da kısaltmalardan meydana gelir. KGK (Konu Gösterge Kodu), MEBS (Muhabere Elektronik Bilgisayar Sistemleri) gibi kısaltmalar askerî terminolojiye örnektir. Elbette ki her mesleğin kendine özgü dili vardır. Yazarlar cümlelerinde genellikle mesleki dili, boşlukları doldurmak ve okuyucuyu etkilemek için kullanırlar. Maalesef, meslek dilinin aşırı kullanımı okuyucunun kafasını karıştırması bakımından geri tepebilir. Meslek dilini kullanmadan önce okuyucuyu iyi değerlendirin. Yazılarınızda günlük yaşamda sıkça ifade edilen sözcükleri basitçe kullanın veya en azından kullanmanız gereken terimleri mutlaka açıklayın. Kısaltma kullanıyorsanız ilk kullanımınızda terimin açık anlamını mutlaka yazın ve söyleyin.

Açık ve net cümlelerin nasıl yazılacağıyla çok uğraştık (ne yapılmalı, nelerden kaçınılmalı gibi). Bu bölümü bitirmeden önce bakmamız gereken ve anlaşılırlığı etkileyen iki konu var; cümle uzunluğu ve soru kullanma.

(c) Cümle Uzunluğu: Kâğıt üzerindeki sözcüklerin amacı, düşüncelerin en sade ve en açık biçimde aktarılmasıdır. 20 sözcüğün üzerindeki karmaşık ve uzun cümlelerden kaçınmalısınız (ortalama 17 sözcük). Uzun ve sıkıcı sözcükleri kısa cümlelere ayırarak veya listeleme yaparak bölün. Kısa cümleler akıcılığı artırırken uzun olanlar düşürür. Hep aynı kalıbı kullanmak monoton olacağından kalıpların çeşitliliği artırılmalıdır.

4. Yazma

"Bir insan hangi limana ulaşmak istediğini biliyorsa, onun için her rüzgâr uygundur."

Seneca

Kendi yazınızdaki hataları ortaya çıkarmak kolay değildir.

Birçoğumuz yazdıklarımızı çok beğenir ve yazdıklarımızda hata olabileceğini kabullenmeyiz. Kontrol edip sözcükleri, yapıyı, konu sınırlarını veya yazılışlarını, noktalamayı veya herhangi başka bir şeyi değiştirmek istemeyiz ve genellikle düzeltmek için zaman ayırmada sorun yaşarız.

Fakat düzenleme önemlidir.

Okuyucuların anlayabileceği tutarlı, açık, hatasız bir ürün elde etmek için zaman ayırın.

a. Başkasından Yardım Almaktansa Kendin Düzenle

"Etkili İletişim İçin Yedi Adım"da, başkasının yardımını istemeden önce, kendi yazınızı yazmanızı tavsiye ederiz. Bunu yapmak için birçok sebep vardır.

Birincisi: Bu sizin düzenleyebilme yeteneğinizi geliştirir ve ikinci bir kişiden yardım alamayacağınız zamanlar için sizi hazırlıklı kılar.

İkincisi: Kontrol etmesini istediğiniz kişiye saygıyı ifade eder. Siz kendiniz düzenleme yapmak için istekli değilseniz, sizin yazınızı geliştirmek için neden başkası zaman ve çaba harcasın ki?

Sonuç olarak: En kötü hataları siz yakalayacaksınız, iş arkadaşlarınızın önünde mahcup duruma düşmekten kurtulacaksınız.

1) Düzenlerken Amacımız Nedir?: Bu en kolay bölümdür. Birinci bölümün ilkelerini hatırlıyor musunuz? İyi bir düzenleme tamamıyla bu ilkelerle ilişkilidir ve size etkili bir yazım için bu adımları ne kadar iyi takip edeceğinizi anlatır. Bu bölüm boyunca düzenleme ile ilgili okuduklarınızın temel noktalarını aklınızda tutun. İşte tekrar gözden geçirmeniz için ilkeler.

2) Düzenlemenin Temel Unsurları: Yazarken hatırlanması gereken birkaç anahtar kural vardır:

a) Düzenlemeyi Dinç Gözlerle Yapın: Yazı yazdıktan sonra düzenleme yapmak için biraz ara verin. Yazdığınız yazı küçük bir hacme sahip ise birkaç saatliğine sümen altında bekletin. Ama uzunca bir yazı hazırlamışsanız en az bir gün boyunca yazıyı dinlenmeye almanızda yarar var. Bekleme süresince kafanızı toplamanız mümkün olacak ve düzenleme için istekliliğiniz artacaktır.

b) Temel Unsurları Gözden Geçirin: Zamanınızı, temize çekme ve cümle seçme, genel dil bilgisi hataları gibi size sorun olarak gözüken diğer konulara ayırın. Düzenleme, sizin önceki bölümlerde okuduğunuz temel unsurları uygulamanız için son şansınızdır.

Düzenlemeye başladığınızda anılan unsurlar kafanızda net bir şekilde yer almışsa, düzenlemesini yaptığınız yazının sorunlarını fark etmeniz daha kolay olacaktır.

c) Yavaşlayın ve Zaman Ayırın: Bir yarışta değilsiniz. Normal hızınızda okursanız, çok büyük olasılıkla hataları göremeyeceksiniz. Yüksek sesle okumayı ve sayfanın geri kalanını bir "kapak" ile kapatarak tek bir satırı okumayı da kapsayan, kendinizi yavaşlatacak yaklaşımlar geliştirmeye çalışın. Sözcüklerin yazılışlarını kontrol ediyorsanız, cümle içindeki son sözcükten başlayın.

ç) Okuyucularınızı Unutmayın: Düzenlemeyi yaparken kendinizi okurlarınızın yerine koymaya çalışın. Okuyucularınızın bakış açısı ve bilgilerini dikkate alarak okursanız düzeltilmesi gereken daha başka bölümler de bulabilirsiniz. Ayrıca, ikincil okuyucularınızı da göz önünde bulundurun. Çünkü öncelikli okuyucu kitlenizi doğru olarak belirlemiş olsanız bile, yazınızı okumayı bırakanlara gereksiz yere saygısızlık yapmış olmuyor musunuz?

d) Parçanın Bütünü İle Başlayın: Sonra detaylara doğru çalışmanızı yönlendirin. Düzenlemeye başladığınız zaman, gereksiz şeylere odaklanıp kalmayın. İlk önce parçanın bütününe bakın. Sizin yazınız bütünlükten yoksun, iyi düzenlenmemiş ya da açık bir amaç ifadesi içermede başarısız ise sözcüklerin yanlış kullanılmış olması o kadar da önemli değildir. Yine herkes yazım kontrolü yapabilir; fakat, iyi düzenlenmiş bir kâğıt çok daha fazlasını gerektirir ve "resmin tamamının" oluşturulması ile başlar.

b. Hızlı ve Etkili Düzenleme - Üç Adım Yaklaşımı

Etkili bir düzenleme yaptığınızdan emin olmanın ve ürününüzün baştan savma yapılmış bir ürün olmasına sebep olabilecek sorunlu alanlara dikkatlice bakmanızın en etkili yolu, dokümanınızı en az üç kere okumaktır. İlk seferde, resmin tümüne bakın; ikinci seferde, paragraf yapısına bakın ve son seferde de cümlelere, ifadelere ve sözcüklere bakın.

1) İlk Adım Büyük Resim: İlk adımda düşüncelerin akış ve düzenlenmesine dikkat ediyor olmanız gerekir. Üzerinde durulması gereken bazı alanlar şunlardır:

a) Vazifeyi ve amacı kontrol edin:

"Ben kimim, benden ne isteniyor?"

b) Benim asıl vazifem neydi? Anlatım biçimini bir kez daha kontrol edin.

c) Benim amaç ifadem nedir? Kısa yazılarda, altını çizin. Uzun yazılarda, ayrı bir kâğıda yazın ve düzenleme işlemi süresince buna başvurun.

ç) Amaç ifadesi amaca hizmet mi ediyor? Yoksa konunun dışına mı çıkıyor?

(1)Ön sözü kontrol edin:

(a)Ön söz mevcut mu ve benim amacıma uygun mu?

(b) Ön söz uygun uzunlukta mı?

(c) Benim amaç ifadem ve ön sözüm okuyuculara ne okumak üzere olduklarına dair iyi bir fikir veriyor mu?

(2)Ön söz ve sonucu karşılaştırın:

(a) İlk önce ön sözü daha sonra da sonucu okuyun.

(b) Tamamıyla aynı olmaksızın birbiriyle bağlantılı olarak mı gidiyor? Ön söz amacınızı bildiriyor mu? Sonuç bölümünüz okuyuculara amacınıza başarıyla ulaştığınızı gösteriyor mu?

(c) Okuyucularınızın yavaş yavaş ilerlemesine izin veriyor musunuz? Yoksa ani bir hareketle veya şokla onları şaşırtıyor ve durduruyor musunuz?

(ç) Sonuç bölümü konuyu toparlıyor mu? Bu bölümde yeni düşünceler sunmayın; yoksa okuyucularınızı belirsizliğe, çıkmaza sürüklersiniz.

(3)Tüm sayfa toplamını ve uzunluğunu kontrol edin:

(a) Sayfa toplamıyla ilgili olarak okuyucularınızın beklentileri nelerdir? Doğru hedef üzerinde misiniz? Taslağı daha kısa mı yoksa uzun mu yazsanız daha anlamlı olur?

(b) Metin içindeki paragrafların akışını ve içeriğini kontrol edin.

(c) Paragraflar ana düşünceyle bağlantılı mı?

(ç) Bazı paragraflar konu ile ilgisiz veya gereksiz mi?

(d) Bu çalışmada bazı temel noktaları atlıyor musunuz?

(e) Paragraflar uygun bir düzen içinde sıralanmışlar mı?

(f) Taslağınız planınızla ne kadar bağlantılıdır?

2) İkinci Adım Paragrafın Yapısı ve Açıklığı: İlk adımda kâğıdın ne içerdiğini ve neyin eksik olduğunu öğrenirsiniz. İkinci adımda paragraflardaki ana düşüncelerin ve yardımcı düşüncelerin uygun yerlerinde kullanılıp kullanılmadığını kontrol edersiniz.

Gelişme bölümünüzdeki paragrafları ayrı ayrı inceleyin. Her paragraf için aşağıdaki soruları sorun:

a) Düşünce Birliği:

(1) Paragrafın ana düşüncesi tek mi?

(2) Paragraftaki bütün bilgiler tek bir paragraf oluşturacak gibi birbiriyle ilişkili mi?

(3) Her paragrafın ana düşüncesini açıklayabilir misiniz?

b) İlk Cümle:

(1) Paragrafın ana düşüncesini taşıyan tek bir cümle var mı?

(2) Ana düşünceyi barındıran cümle paragrafın ilk cümlesi mi? (Ya da paragrafa geçiş cümlesiyle başladıysanız ikinci cümle mi?)

(3) Destekleyici Düşünceler:

Cümleler paragraftaki ana düşünceyi açıcı, açıklayıcı ve vurgulayıcı mı?

Amacınız okuyucunuzu ana düşünceye yumuşak biçimde, adım adım ulaştırmaktır.

Paragrafta ana düşünceyi destekleyecek yeterli ayrıntı var mı?

Ana düşünceye uymayan gereksiz ve fazla olduğunu düşündüğünüz cümleler var mı?

(ç) Bütün bağlaçlar, sözcük öbekleri veya cümlecikler akıcılığı destekliyor mu ve aralarında tam bir ilişki var mı?

Paragrafların çoğu üç cümleyle yedi cümle arasında mı?

Bu adımda paragraflarda çok düzeltme yaptıysanız ilk adımdaki büyük resimle ilgili düzenlemeler yapın (sadece doğru yolda olduğunuzdan emin olmak, büyük resmi kaçırmamak ve amaçtan uzaklaşmamak için).

3) Üçüncü Adım Cümleler ve Sözcükler: Şimdi ayrıntıya girebilirsiniz. Genel bir öneriyle başlayalım: Yazıyı sesli okuyun. Sesli okuma hatayı bulma şansınızı artıracaktır. Çünkü sesli okuma yavaş olmanızı sağlayacak, görme ve işitme olmak üzere iki duyunuza hitap edecektir. Bir duyunuzun kaçırdığını diğeri yakalayabilecektir.

Sözcükleri, öbekleri ve cümleleri dinleyin. Unutmayın ki okuyucularınız yazınızı okur okumaz anlarsa, yazınız iyi demektir. Cümleyi iki veya daha fazla kez okumak zorunda kalıyorsanız okuyucunuzun da bunu yapması olasıdır. Yazdığınız yazıyı kendiniz bile anlamıyorsanız, başarısız olacağınız kesindir.

c. Geri Besleme ve Onay

"Siz kendinize inanın, başkaları da size inanacaktır."

Montaigne

Geri besleme için mücadele etme ve iletişiminiz için onay alma TSK'deki yaşamınızın bir parçasıdır. Geri besleme için uğraştığınızda, gönüllü olarak yazılı ve sözlü ürünleriniz için başkalarının görüşlerinin peşine düşersiniz. Geri besleme çok gayriresmî olabilir ve katılanların rütbeleri de çok yüksek olmayabilir. Personelin onayını aldığınızda, iletişim projeniz bireylerin yorumlamalarına ve gözden geçirmelerine sunulmuş olur. Geri besleme ve eş güdüm, birbirleriyle çok yakından ilgilidir. Geri besleme için uğraşırken işinizi iyi yaparsınız, eş güdüm sürecinin işinizi kolaylaştırdığını göreceksiniz.

1) Geri Bildirim İçin Mücadele

a) Neden Geri Besleme İçin Mücadele Etmelisiniz?: Evet neden geri besleme için mücadele etmelisiniz? Belki de çalışmalarınız üzerinden başka gözlerin geçmesi (ikinci kontrol) en faydalı şeydir. En iyi yazarlar ve konuşmacılar bile nerede daha güçlü olabileceklerini göremeyecek kadar sistem körlüğü içinde olabilirler. Yaşamsal bir bilgiyi çıkarabilirler. Tezlerindeki zayıflığı göremezler ya da sadece iki bölüm arasındaki geçiş noktalarına göz atabilirler. Çalışmalarına yakın olma ve yazarlık gururu onların görüş açılarını köreltebilir. Nazik iletişimciler bunun farkındadırlar ve farklı gözlerden tarafsız bir geri besleme için fırsat ararlar. Geri besleme yaparsanız daha düzgün ve anlaşılabilir iletişim ortaya koyarsınız, bu durum dinleyicilerin hoşuna gider.

Geri beslemenin bir diğer sonucu da süreç içinde zaman kazanmanızı sağlayabilir. İster üç haftadır üzerinde çalıştığınız bir proje olsun, ister iki gün sonra sunmanız gereken brifing olsun, başkalarının bakış açısı sizin daha düzgün iş yapmanızı sağlayacaktır. Başkalarının görüşlerini almanın etkin bir iletişimde en önemli faydası ise şudur; insanlar, önceden bilgi alır ve görüş bildirirlerse, ileride çalışmanızı savunmak zorunda kaldığınız zaman sizinle aynı fikirde olacak ve sizi destekleyeceklerdir.

b) Nereden Geri Besleme Alabiliriz?: Anlamlı geri besleme birçok kaynaktan alınabilir. Örneğin, iş arkadaşlarınız iyi bir kaynak olabilir. Çünkü aynı meselelere hâkimsinizdir. Belki aynı meselelerle ilgili daha önce yazı yazmışlardır ve size ipucu verebilirler. Ayrıca başka insanlara da başvurabilirsiniz. Örneğin dil bilgisi konusunda veya içerikle ilgili bilgi sahibi ve yetenekli olanlardan faydalanabilirsiniz. Hatta mesele hakkında hiçbir bilgisi olmayan dışarıdan birine de danışabilirsiniz. Önemli olan farklı bir gözle bakılmasını sağlamak ve bu farkın nerede olduğunu tarafsız olarak tespit edebilmenizdir.

c) Ne Tür Bir Geri Besleme İstemelisiniz?: Geri besleme kaynaklarınızı belirledikten sonra, ne tür bir geri besleme alacağınıza karar verin. Geri besleme alacağınız kişilere detaylı bilgi vermezseniz sadece dil bilgisi ve yazım kurallarına odaklanabilirler. Bunlar da önemlidir; ancak, daha çok büyük resimle ilgili geri besleme önem arz etmektedir ve zor olan da budur. Aşağıda geri besleme vereceklerden ne istememiz gerektiğine dair birkaç örnek verilmiştir.

Amacınız açık mı ve dinleyicilerinizi doğru seçmiş misiniz? Geri besleme yapacak olanlara dinleyicilerinizin kim ve amacınızın ne olduğuna dair bir fikir vermek gerekir. Çalışmanızı gözden geçirdikten sonra geri besleme verenlere en etkileyici cümlenizin hangisi olduğunu sorun. Sizin düşündüğünüzle aynı olup olmadığı en önemli noktadır! Ayrıca "vermek istediğiniz mesajı dinleyiciler olumlu karşılayacak mı?" sorusunun cevabını alın.

Konuyu istenen seviyede mi vermişsiniz? Aşırı detay mesajınızı engelleyebileceği gibi kabaca yapılmış genellemeler de sorulara sebep olabilir. Çalışmanızı inceleyene, konuyu fazla detay ve ayrıntılara girmeden anlatıp anlatamadığınızı sorun. Ayrıca onların da size çalışmanız hakkında soru sormalarını sağlayabilirsiniz. Beklediğiniz sorular mı geldi? Bu soruları bile yanıtlarken zorlanıyorsanız geri dönüp daha fazla araştırma yapmalısınız. Ayrıca gözden geçirenlerden net olmayan ve çelişkili bölümleri özellikle belirtmelerini isteyin.

Düşünmem gereken, gözden kaçırdığım başka bir nokta var mı? Neticede gözden geçirme esnasında çalışmanız ile ilgili farklı bir bakış açısı ortaya çıkabilir. Böyle bir durum oluşursa, açıklamak için gerekirse konuyu tespit edenlerin düşüncelerini alın. Asla geri besleme yapan kişiyle tartışmayın. Bunun yerine öne sürülen düşüncelerin ileride karşınıza çıkıp çıkmama ihtimalini kendinize sorun. Karşınıza çıkabilecekse o zaman bu noktaları ekleyin.

Geri besleme alabilmenin en önemli şartı ise açık fikirli ve eleştiriye açık olmaktır. Hiçbir durumda yorumları kişisel algılamayın. Geri besleme almaya gönüllü olun ve bunu yapıcı olarak kullanın. Bilin ki bu faaliyet sizin kaliteli bir ürün elde etme sürecinizin en önemli parçasıdır.

ç) Nasıl Geri Besleme Vermelisiniz?: Geri besleme yaparken aklımızda tutmamız gereken önemli noktalar vardır. Öncelikle geri besleme tutarlı, objektif ve belirtilen amaca uygun olmalıdır. Herhangi biri sizden geri besleme istediğinde, o kişinin ne istediğini çok iyi anlayın ve ona bağlı kalın. İkinci olarak istenen gerekli ve gereksiz değişiklikleri ayırın. Kırmızı kalemle yapılmış düzeltmelerle dolu bir yazıyı anlamak çok zordur. Bunun yerine yazara neleri değiştirmesi gerektiğine dair bilgiler verin. "Cümle yapısı üzerinde daha fazla çalışman gerek." ifadesi, bozuk cümlenin altını çizmek kadar yararlı değildir. Son olarak yazarın ana düşüncesine yoğunlaşmalısınız. Yazının tarzına veya yazarın kişisel tercihine eleştiriyi, ancak yazar sizden özellikle bu konularda istekte bulunduğu zaman yapın.

d) Geri Beslemenin Felsefesi: Geri besleme, yargılamaktan çok, açıklayıcı olmalıdır: Yazarlar daha çok dinlemeyi severler ve geri besleme yapıcı olursa iş birliği yaparlar. Yargılayıcı ifadelerden uzak durun. Çünkü bu durumda insanlar savunma konumuna geçerler. Unutmayın ki geri besleme insanların kişiliğine değil, ortaya koydukları eserlere veya davranışlara yapılmalıdır.

Geri besleme hem olumlu hem de olumsuz olabilir: Başkalarının çalışmalarını dengeli incelemek, o işin güçlü ve zayıf yönlerini de ortaya koymaktır. Her ikisi de insanlara çalışmalarını düzeltmek ve geliştirmek adına faydalıdır.

Geri besleme genel olmaktan çok özel olmalıdır: İnsanların çalışmaları hakkında genel ifadeler kullanmak, bu insanlara değiştirmeleri gereken verim gücünü ve örnek olabilecek unsurları onlara göstermede yararsızdır. Yazarın dikkatini çekmek istediğiniz bölümlerin altını çiziniz veya renkli kalemle üstünü karalayınız ve boşluklara bununla ilgili yorumlar yazınız.

Geri besleme hem kontrol edenin hem de kontrol ettirenin gereksinimlerini karşılamalıdır: Geri besleme genellikle kontrol edenin düşüncelerini yansıtır, işin kalitesini değil. Başkasından geri besleme istiyorsanız, uygun zamanını kollayın ve geri besleme için verdiğiniz sürenin de gerçekçi olmasına dikkat edin. Aynı şekilde çalışmayı kontrol edenlerin de geri besleme için çalışmayı incelemeden önce kafalarının dinç olmasına dikkat etmeleri gerekir.

Geri besleme etkin bir iletişim şeklinde irdelenmelidir. Yanlış anlamaları ortadan kaldırmak için geri beslemeleri tartışmak veya netliğe kavuşturmak gereklidir. Gönderenin vermek istediği düşünce, zaman alanın istediği düşünce olmayabilir.

Geri beslemeler emrivaki olarak değil, (üst - ast durumu dışında) talep edildiği durumda yapılmalıdır. Geri besleme en fazla onu alacak kişinin istemesi durumunda faydalı olacaktır. Bu durumda geri besleme alan kişi "Üzerine vazife mi?" sorusunu sorabilir ve girdilerinize daha duyarlı hâle gelebilir.

2) Onay Almak

Resmî eş güdüm süreci, insanlara konuşma projesi ile ilgili katkıda bulunma fırsatı verir. Her ne kadar çoğu personel eş güdümü yazıya dayandırsa da önemli brifingler resmî olarak gözden geçirilmek zorunda kalabilir. Resmî eş güdüm insanlara yorum yapma imkânı verir ve karar vericilere en iyi hareket tarzının seçildiğine dair güvence oluşturur. Eş güdüm, aynı zamanda karar vericiye kâğıttaki durumu kimin desteklediğini, buna kimin katılmadığını ve kendi sorumluluk alanları ile ilgili gelecekteki olası tutumlarını ortaya koyar.

Eş güdüm genellikle çok fazla zaman ve gayret isteyen zor bir iştir. Eş güdüm edilecek dosya, ilgili personel tarafından yakından takip edilmeli ve ilgili herkesin gördüğünden emin olunmalıdır. Eş güdüm esnasında sorunları azaltacak bir sürü düşünce, eş güdümde bulunduğunuz karar vericilerle çalışırken başınızın ağrısını hafifletecek birçok konu vardır.

a) Eş Güdümün (Koordinasyon) "Kim"i: Dosyanızı onaya sunduğunuzda en çok dikkat edeceğiniz noktalardan biri, dosyayı kimin görmesi gerektiğidir.

Kurumunuzun eş güdümle ilgili politikasını gözden geçiriniz. Birçok organizasyonda rutin yazışmalar için eş güdüm gereksinimine dair politikalar mevcuttur. Sizin çalışmanızın bu kategoriye girip girmediğini kontrol ediniz. Amirinizde sizin hazırladığınız bu paketleri görmesi gerekenlerin listesi mevcut olabilir. Ayrıca elektronik olarak da ne tür bir rehberin olabileceğine bakmak gereklidir ki birçok birim de ağ sayfalarında konuyla ilgili rehberleri yayımlamaktadır.

Yazınızı / dosyanızı kurum içindeki anahtar kişilerle gözden geçiriniz. Kurum içindeki bağlantılar eş güdüm listesi oluşturma sürecinde çok yararlı olabilir. Arkadaşlarınız, yöneticiler ve sekreterler dosyanız üzerinde kimlerin bağlantısının bulunması gerektiği konusunda öneride bulunabilirler. Bu kişiler aklınızdan geçmeyen birini de size önerebilirler. Ayrıca bu kişiler patronunuzun neleri kabul edeceği, neleri etmeyeceği ile ilgili de bakış açısı verebilirler. Söz konusu kişiler ile iyi ilişkiler kurduğunuz takdirde bu durumu avantajınız olarak kullanabilirsiniz.

Zamanla eş güdüm listesinin genişleyebileceğinin farkında olun. Eş güdüm süreci devam ederken başka birimlerden de yazı / dosyanıza eklemelerin / girdilerin olmasına şaşırmamak gerekir.

Konudan, (projeye veya ilgilendiğiniz personelin seviyesine bağlı olarak) dosyanızı görmesi gereken personelin haberi olmayabilir.

Eş güdüm listenizde çok sayıda etkili insan mı var? Eş güdümü hazırlarken kimin olduğunu belirleyiniz. Eş güdüm süreci içinde planınızı kim bozabilir? Bu tür insanlara ne zaman ve nasıl yaklaşılacağına dair birtakım tecrübeler vardır. Bazıları sürpriz dosyaları sevmez ve ilk danışılan olmak isterler. Bu durumda bu tür insanlara erken danışıp sorunları önlersiniz. Bazıları, bu tür kararlar kendi masasına ulaşmadan diğer insanların ne düşündüklerini merak ederler. Bu tür insanların kim olduklarını bulun ve kendilerine nasıl yaklaşılmasını istediklerini öğrenin.

b) Eş Güdümün "Nasıl"ı: Dosyanızı değerlendirecek kişilere karar vermeden önce eş güdüm için yapacağınız başka işler de vardır.

Taslak bir kopyasını göndermek ister misiniz? Olası eş güdüm edecek kişilere önceden bir taslak dosya gönderebilirsiniz. Bunu özellikle karmaşık konularda veya projeniz için gereksiz katkılar yapacak birimler için uygulayabilirsiniz. Böyle yapmak resmî (asıl) eş güdüm için vakit kazandırır. Aynı zamanda daha az hacimli dosyalar için de konudan haberdar insanlarla ön görüşmeler yapabilirsiniz.

Çalışmalarınızın kopyalarını başka birimlere nasıl yönlendireceksiniz? Çalışmalarınızı nasıl göndereceğinizi düşünmeniz gereklidir. İlgili birimlere sadece bir kopya mı gönderilecek? Bu uygulama özellikle yüksek seviyeli birimler için daha uygun olabilir. Listeye ne kadar çok birim eklerseniz o kadar çok vaktinizi alacaktır. Bunun yerine belirleyeceğiniz birkaç birim, kendi altlarındaki birimlere de iletir ve böylece zaman kazanırsınız. Bu yöntem, süreci hızlandıracaktır. Fakat incelemeniz gereken bir sürü kopya olacak ve farklı birimlere farklı kopyalar gönderdiğiniz için hiç kimse diğer birimin ne yazdığını göremeyecektir. Özel durumlar için hangisinin uygun olacağına karar vermek zorundasınız. Aynı zamanda kilit elemanın da ne zaman karışacağını unutmamalısınız.

Amirinizi ve programlarınızı dikkate alın. Hepsi bitmedi, eş güdümü ilerletmek için yapmanız gereken daha çok iş var. Amirinizin sizin söylediklerinizi onaylayacağına emin olmanız gerekir. Yetiştirilmesi gereken, büyük olasılıkla öneri niteliğinde bir program hazırlamak istiyorsunuz. Eş güdümü tamamlamak için bir miat söz konusu ise gözden geçirmeler, değişiklikler ve tekrar eş güdümler için bu noktadan geriye doğru bir program hazırlamalısınız. Planınızın bir parçası olarak, dosyanızın üzerinde çalışan herhangi bir personelin proje subayı olup olmayacağını dikkate alın.

Çalışmalarınızı göndermek için e-posta kullanıyorsanız şu konulara dikkat edin:

Kiminle eş güdüm yapacağınızı, kime bilgi ve kime gereği için göndereceğinizi belirleyin. "EŞ GÜDÜM", "BİLGİ" ve "ONAY" gibi anahtar sözcükleri "Konu" bölümünde belirtin. Talimatları açık olarak belirtin. Örneğin dokümana nasıl girdi yapılacağını ya da alan makamın ne yapacağını açık olarak belirlemelisiniz. Son olarak e-postanıza çalışma ile ilgili ekleri eklemeyi unutmayın.

Son bir kontrol: Gönder düğmesine basmadan önce sizin için postayı kontrol edebilecek birine gönderin ve daha sonra gerçek alıcılara gönderin.

c) Gönderinizi Takip Edin: Paketinizin ne zaman nerede olduğunu takip edin. Sekreterleri, bağlantıları, otomatik izleme sistemlerini kullanın ve mutlaka gönderinizi takip edin. Üst makamları fazla meşgul etmek istemeyiz ancak çalışmanın gerekli yerlere ulaşması ve durumun aktarılması için bu gereklidir. Gönderinizi geri aldığınız zaman bütün yazışmaları saklayın ve imzaya çıkarken kesinlikle tüm bağlantıları yanınıza alın. Yapılan yorumlardan uygun olanları çalışmanıza dâhil edin ve girdileri üst makama çıkarken yanınızda özet olarak bulundurun.

ç) Görüş Ayrılıkları: Görüş ayrılıklarını nasıl giderirsiniz? Genellikle çalışmalarınızı koşut görüş bildiren birimlere göndermek istersiniz. Farklı görüşler çok sayıda ise çalışmanızı mı değiştirirsiniz yoksa farklı görüşleri son kopyada mı belirtirsiniz? Bu durum, karşı görüşü kimin gördüğüne bağlı olarak değişebilir. Büyük olasılıkla çalışmanızı kolaylıkla kabul edecek birine yönlendirirsiniz. Aksi takdirde çalışmanız ölü demektir. Kısaca ne yapabilirsiniz? Diğerlerini ikna etmeye çalışabilirsiniz. İkna edemezseniz küçük tavizler mi vereceksiniz? Yoksa hiç ödün vermeyecek misiniz?

Karşı durmaya karar vermeden önce olası birkaç konuyu gözden geçirmeniz gerekecektir. Bunlardan bir tanesi geri adım atıp atmayacağı nızdır. Şunu hatırınızdan çıkarmayın; şu an atacağınız bir geri adım ileride sizi etkileyecektir. Savaşınızı dikkatli verin; kesin noktaları, ödün vereceğiniz konuları ve miktarlarını iyi belirleyin. Son olarak amirinizin desteği var mı? Sizin seviyenizde çözülemeyen bazı sorunlar üst seviyelerde çözülebilir.

d) Baştan Başlama: Çok fazla küçük değişiklik, eş güdüm sürecinin baştan başlatılmasını gerektirir.

Çalışmada gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra tekrar eş güdüm gerekip gerekmediğine siz karar vereceksiniz. Tekrar başlatmayı düşünürseniz, özgün ve değişiklik yapılmış kopyayı, değişikliklerin neden yapıldığı ile birlikte göndermelisiniz.

e) Sonlandırma: Pes etmeyin. Zincirin son halkasındaki dinleyiciye ulaşana kadar çalışacaksınız.

Başlangıçta söylediklerimizi hatırlayın; tamamen eş güdüm edilmiş hâle getirmek ciddi bir çalışma ve çok zaman gerektirir. Bu sizi engellemesin. İşin süreci içinde, dosyanızın geliştirilmesi için pek çok öneri de alsanız, ilk önce bu evrakı niçin hazırladığınızı hatırlayın:

Amirinize en iyi hâl tarzını, bu konuda kimlerin hemfikir olduğunu ve kimin ne girdilerinin olduğunu sunmak başlıca sorumluluklarınız arasında yer almalıdır. Sonuçta, komuta zinciri içindeki diğer yöneticiler ve amirinizin daha önce vermiş olduğu ara girdiler ile sizin hazırladığınız evrakın örtüştüğünü gördüğünüzde şaşırmayın.

f) Ya Siz Eş Güdüm Yapıyorsanız: Herhangi birinin dosyasını değerlendirmeniz istendiğinde bunu ertelemeyin. Gözden geçirin, girdilerinizi yapın ve devam ettirin. Bu, elinizde iş kalmamasını sağlayacağı gibi diğer kişi de sizin dosyanızı aldığında sizin çabalarınızı hatırlayacaktır. Ayrıca evrakın miadını aşmaktan kurtaracaktır. Gözden geçirmek için daha fazla zamana gereksinim duyarsanız ek süre isteyin. Fakat süre istemek için miadın sonuna kadar beklemeyin, ön alıcı olun. Sonuç olarak dosyanızla ilgili aynı düşüncede olmadıkları noktaları sorun; farklılık varsa onları da göz önünde bulundurun.

Twitter