Etkili İletişimin Ayrıntıları

4. Yazma

 

"Bir insan hangi limana ulaşmak istediğini biliyorsa, onun için her rüzgâr uygundur."

Seneca

Kendi yazınızdaki hataları ortaya çıkarmak kolay değildir.

Birçoğumuz yazdıklarımızı çok beğenir ve yazdıklarımızda hata olabileceğini kabullenmeyiz. Kontrol edip sözcükleri, yapıyı, konu sınırlarını veya yazılışlarını, noktalamayı veya herhangi başka bir şeyi değiştirmek istemeyiz ve genellikle düzeltmek için zaman ayırmada sorun yaşarız.

Fakat düzenleme önemlidir.

Okuyucuların anlayabileceği tutarlı, açık, hatasız bir ürün elde etmek için zaman ayırın.

a. Başkasından Yardım Almaktansa Kendin Düzenle

"Etkili İletişim İçin Yedi Adım"da, başkasının yardımını istemeden önce, kendi yazınızı yazmanızı tavsiye ederiz. Bunu yapmak için birçok sebep vardır.

Birincisi: Bu sizin düzenleyebilme yeteneğinizi geliştirir ve ikinci bir kişiden yardım alamayacağınız zamanlar için sizi hazırlıklı kılar.

İkincisi: Kontrol etmesini istediğiniz kişiye saygıyı ifade eder. Siz kendiniz düzenleme yapmak için istekli değilseniz, sizin yazınızı geliştirmek için neden başkası zaman ve çaba harcasın ki?

Sonuç olarak: En kötü hataları siz yakalayacaksınız, iş arkadaşlarınızın önünde mahcup duruma düşmekten kurtulacaksınız.

1) Düzenlerken Amacımız Nedir?: Bu en kolay bölümdür. Birinci bölümün ilkelerini hatırlıyor musunuz? İyi bir düzenleme tamamıyla bu ilkelerle ilişkilidir ve size etkili bir yazım için bu adımları ne kadar iyi takip edeceğinizi anlatır. Bu bölüm boyunca düzenleme ile ilgili okuduklarınızın temel noktalarını aklınızda tutun. İşte tekrar gözden geçirmeniz için ilkeler.

2) Düzenlemenin Temel Unsurları: Yazarken hatırlanması gereken birkaç anahtar kural vardır:

a) Düzenlemeyi Dinç Gözlerle Yapın: Yazı yazdıktan sonra düzenleme yapmak için biraz ara verin. Yazdığınız yazı küçük bir hacme sahip ise birkaç saatliğine sümen altında bekletin. Ama uzunca bir yazı hazırlamışsanız en az bir gün boyunca yazıyı dinlenmeye almanızda yarar var. Bekleme süresince kafanızı toplamanız mümkün olacak ve düzenleme için istekliliğiniz artacaktır.

b) Temel Unsurları Gözden Geçirin: Zamanınızı, temize çekme ve cümle seçme, genel dil bilgisi hataları gibi size sorun olarak gözüken diğer konulara ayırın. Düzenleme, sizin önceki bölümlerde okuduğunuz temel unsurları uygulamanız için son şansınızdır.

Düzenlemeye başladığınızda anılan unsurlar kafanızda net bir şekilde yer almışsa, düzenlemesini yaptığınız yazının sorunlarını fark etmeniz daha kolay olacaktır.

c) Yavaşlayın ve Zaman Ayırın: Bir yarışta değilsiniz. Normal hızınızda okursanız, çok büyük olasılıkla hataları göremeyeceksiniz. Yüksek sesle okumayı ve sayfanın geri kalanını bir "kapak" ile kapatarak tek bir satırı okumayı da kapsayan, kendinizi yavaşlatacak yaklaşımlar geliştirmeye çalışın. Sözcüklerin yazılışlarını kontrol ediyorsanız, cümle içindeki son sözcükten başlayın.

ç) Okuyucularınızı Unutmayın: Düzenlemeyi yaparken kendinizi okurlarınızın yerine koymaya çalışın. Okuyucularınızın bakış açısı ve bilgilerini dikkate alarak okursanız düzeltilmesi gereken daha başka bölümler de bulabilirsiniz. Ayrıca, ikincil okuyucularınızı da göz önünde bulundurun. Çünkü öncelikli okuyucu kitlenizi doğru olarak belirlemiş olsanız bile, yazınızı okumayı bırakanlara gereksiz yere saygısızlık yapmış olmuyor musunuz?

d) Parçanın Bütünü İle Başlayın: Sonra detaylara doğru çalışmanızı yönlendirin. Düzenlemeye başladığınız zaman, gereksiz şeylere odaklanıp kalmayın. İlk önce parçanın bütününe bakın. Sizin yazınız bütünlükten yoksun, iyi düzenlenmemiş ya da açık bir amaç ifadesi içermede başarısız ise sözcüklerin yanlış kullanılmış olması o kadar da önemli değildir. Yine herkes yazım kontrolü yapabilir; fakat, iyi düzenlenmiş bir kâğıt çok daha fazlasını gerektirir ve "resmin tamamının" oluşturulması ile başlar.

b. Hızlı ve Etkili Düzenleme - Üç Adım Yaklaşımı

Etkili bir düzenleme yaptığınızdan emin olmanın ve ürününüzün baştan savma yapılmış bir ürün olmasına sebep olabilecek sorunlu alanlara dikkatlice bakmanızın en etkili yolu, dokümanınızı en az üç kere okumaktır. İlk seferde, resmin tümüne bakın; ikinci seferde, paragraf yapısına bakın ve son seferde de cümlelere, ifadelere ve sözcüklere bakın.

1) İlk Adım Büyük Resim: İlk adımda düşüncelerin akış ve düzenlenmesine dikkat ediyor olmanız gerekir. Üzerinde durulması gereken bazı alanlar şunlardır:

a) Vazifeyi ve amacı kontrol edin:

"Ben kimim, benden ne isteniyor?"

b) Benim asıl vazifem neydi? Anlatım biçimini bir kez daha kontrol edin.

c) Benim amaç ifadem nedir? Kısa yazılarda, altını çizin. Uzun yazılarda, ayrı bir kâğıda yazın ve düzenleme işlemi süresince buna başvurun.

ç) Amaç ifadesi amaca hizmet mi ediyor? Yoksa konunun dışına mı çıkıyor?

(1)Ön sözü kontrol edin:

(a)Ön söz mevcut mu ve benim amacıma uygun mu?

(b) Ön söz uygun uzunlukta mı?

(c) Benim amaç ifadem ve ön sözüm okuyuculara ne okumak üzere olduklarına dair iyi bir fikir veriyor mu?

(2)Ön söz ve sonucu karşılaştırın:

(a) İlk önce ön sözü daha sonra da sonucu okuyun.

(b) Tamamıyla aynı olmaksızın birbiriyle bağlantılı olarak mı gidiyor? Ön söz amacınızı bildiriyor mu? Sonuç bölümünüz okuyuculara amacınıza başarıyla ulaştığınızı gösteriyor mu?

(c) Okuyucularınızın yavaş yavaş ilerlemesine izin veriyor musunuz? Yoksa ani bir hareketle veya şokla onları şaşırtıyor ve durduruyor musunuz?

(ç) Sonuç bölümü konuyu toparlıyor mu? Bu bölümde yeni düşünceler sunmayın; yoksa okuyucularınızı belirsizliğe, çıkmaza sürüklersiniz.

(3)Tüm sayfa toplamını ve uzunluğunu kontrol edin:

(a) Sayfa toplamıyla ilgili olarak okuyucularınızın beklentileri nelerdir? Doğru hedef üzerinde misiniz? Taslağı daha kısa mı yoksa uzun mu yazsanız daha anlamlı olur?

(b) Metin içindeki paragrafların akışını ve içeriğini kontrol edin.

(c) Paragraflar ana düşünceyle bağlantılı mı?

(ç) Bazı paragraflar konu ile ilgisiz veya gereksiz mi?

(d) Bu çalışmada bazı temel noktaları atlıyor musunuz?

(e) Paragraflar uygun bir düzen içinde sıralanmışlar mı?

(f) Taslağınız planınızla ne kadar bağlantılıdır?

2) İkinci Adım Paragrafın Yapısı ve Açıklığı: İlk adımda kâğıdın ne içerdiğini ve neyin eksik olduğunu öğrenirsiniz. İkinci adımda paragraflardaki ana düşüncelerin ve yardımcı düşüncelerin uygun yerlerinde kullanılıp kullanılmadığını kontrol edersiniz.

Gelişme bölümünüzdeki paragrafları ayrı ayrı inceleyin. Her paragraf için aşağıdaki soruları sorun:

a) Düşünce Birliği:

(1) Paragrafın ana düşüncesi tek mi?

(2) Paragraftaki bütün bilgiler tek bir paragraf oluşturacak gibi birbiriyle ilişkili mi?

(3) Her paragrafın ana düşüncesini açıklayabilir misiniz?

b) İlk Cümle:

(1) Paragrafın ana düşüncesini taşıyan tek bir cümle var mı?

(2) Ana düşünceyi barındıran cümle paragrafın ilk cümlesi mi? (Ya da paragrafa geçiş cümlesiyle başladıysanız ikinci cümle mi?)

(3) Destekleyici Düşünceler:

Cümleler paragraftaki ana düşünceyi açıcı, açıklayıcı ve vurgulayıcı mı?

Amacınız okuyucunuzu ana düşünceye yumuşak biçimde, adım adım ulaştırmaktır.

Paragrafta ana düşünceyi destekleyecek yeterli ayrıntı var mı?

Ana düşünceye uymayan gereksiz ve fazla olduğunu düşündüğünüz cümleler var mı?

(ç) Bütün bağlaçlar, sözcük öbekleri veya cümlecikler akıcılığı destekliyor mu ve aralarında tam bir ilişki var mı?

Paragrafların çoğu üç cümleyle yedi cümle arasında mı?

Bu adımda paragraflarda çok düzeltme yaptıysanız ilk adımdaki büyük resimle ilgili düzenlemeler yapın (sadece doğru yolda olduğunuzdan emin olmak, büyük resmi kaçırmamak ve amaçtan uzaklaşmamak için).

3) Üçüncü Adım Cümleler ve Sözcükler: Şimdi ayrıntıya girebilirsiniz. Genel bir öneriyle başlayalım: Yazıyı sesli okuyun. Sesli okuma hatayı bulma şansınızı artıracaktır. Çünkü sesli okuma yavaş olmanızı sağlayacak, görme ve işitme olmak üzere iki duyunuza hitap edecektir. Bir duyunuzun kaçırdığını diğeri yakalayabilecektir.

Sözcükleri, öbekleri ve cümleleri dinleyin. Unutmayın ki okuyucularınız yazınızı okur okumaz anlarsa, yazınız iyi demektir. Cümleyi iki veya daha fazla kez okumak zorunda kalıyorsanız okuyucunuzun da bunu yapması olasıdır. Yazdığınız yazıyı kendiniz bile anlamıyorsanız, başarısız olacağınız kesindir.

c. Geri Besleme ve Onay

"Siz kendinize inanın, başkaları da size inanacaktır."

Montaigne

Geri besleme için mücadele etme ve iletişiminiz için onay alma TSK'deki yaşamınızın bir parçasıdır. Geri besleme için uğraştığınızda, gönüllü olarak yazılı ve sözlü ürünleriniz için başkalarının görüşlerinin peşine düşersiniz. Geri besleme çok gayriresmî olabilir ve katılanların rütbeleri de çok yüksek olmayabilir. Personelin onayını aldığınızda, iletişim projeniz bireylerin yorumlamalarına ve gözden geçirmelerine sunulmuş olur. Geri besleme ve eş güdüm, birbirleriyle çok yakından ilgilidir. Geri besleme için uğraşırken işinizi iyi yaparsınız, eş güdüm sürecinin işinizi kolaylaştırdığını göreceksiniz.

1) Geri Bildirim İçin Mücadele

a) Neden Geri Besleme İçin Mücadele Etmelisiniz?: Evet neden geri besleme için mücadele etmelisiniz? Belki de çalışmalarınız üzerinden başka gözlerin geçmesi (ikinci kontrol) en faydalı şeydir. En iyi yazarlar ve konuşmacılar bile nerede daha güçlü olabileceklerini göremeyecek kadar sistem körlüğü içinde olabilirler. Yaşamsal bir bilgiyi çıkarabilirler. Tezlerindeki zayıflığı göremezler ya da sadece iki bölüm arasındaki geçiş noktalarına göz atabilirler. Çalışmalarına yakın olma ve yazarlık gururu onların görüş açılarını köreltebilir. Nazik iletişimciler bunun farkındadırlar ve farklı gözlerden tarafsız bir geri besleme için fırsat ararlar. Geri besleme yaparsanız daha düzgün ve anlaşılabilir iletişim ortaya koyarsınız, bu durum dinleyicilerin hoşuna gider.

Geri beslemenin bir diğer sonucu da süreç içinde zaman kazanmanızı sağlayabilir. İster üç haftadır üzerinde çalıştığınız bir proje olsun, ister iki gün sonra sunmanız gereken brifing olsun, başkalarının bakış açısı sizin daha düzgün iş yapmanızı sağlayacaktır. Başkalarının görüşlerini almanın etkin bir iletişimde en önemli faydası ise şudur; insanlar, önceden bilgi alır ve görüş bildirirlerse, ileride çalışmanızı savunmak zorunda kaldığınız zaman sizinle aynı fikirde olacak ve sizi destekleyeceklerdir.

b) Nereden Geri Besleme Alabiliriz?: Anlamlı geri besleme birçok kaynaktan alınabilir. Örneğin, iş arkadaşlarınız iyi bir kaynak olabilir. Çünkü aynı meselelere hâkimsinizdir. Belki aynı meselelerle ilgili daha önce yazı yazmışlardır ve size ipucu verebilirler. Ayrıca başka insanlara da başvurabilirsiniz. Örneğin dil bilgisi konusunda veya içerikle ilgili bilgi sahibi ve yetenekli olanlardan faydalanabilirsiniz. Hatta mesele hakkında hiçbir bilgisi olmayan dışarıdan birine de danışabilirsiniz. Önemli olan farklı bir gözle bakılmasını sağlamak ve bu farkın nerede olduğunu tarafsız olarak tespit edebilmenizdir.

c) Ne Tür Bir Geri Besleme İstemelisiniz?: Geri besleme kaynaklarınızı belirledikten sonra, ne tür bir geri besleme alacağınıza karar verin. Geri besleme alacağınız kişilere detaylı bilgi vermezseniz sadece dil bilgisi ve yazım kurallarına odaklanabilirler. Bunlar da önemlidir; ancak, daha çok büyük resimle ilgili geri besleme önem arz etmektedir ve zor olan da budur. Aşağıda geri besleme vereceklerden ne istememiz gerektiğine dair birkaç örnek verilmiştir.

Amacınız açık mı ve dinleyicilerinizi doğru seçmiş misiniz? Geri besleme yapacak olanlara dinleyicilerinizin kim ve amacınızın ne olduğuna dair bir fikir vermek gerekir. Çalışmanızı gözden geçirdikten sonra geri besleme verenlere en etkileyici cümlenizin hangisi olduğunu sorun. Sizin düşündüğünüzle aynı olup olmadığı en önemli noktadır! Ayrıca "vermek istediğiniz mesajı dinleyiciler olumlu karşılayacak mı?" sorusunun cevabını alın.

Konuyu istenen seviyede mi vermişsiniz? Aşırı detay mesajınızı engelleyebileceği gibi kabaca yapılmış genellemeler de sorulara sebep olabilir. Çalışmanızı inceleyene, konuyu fazla detay ve ayrıntılara girmeden anlatıp anlatamadığınızı sorun. Ayrıca onların da size çalışmanız hakkında soru sormalarını sağlayabilirsiniz. Beklediğiniz sorular mı geldi? Bu soruları bile yanıtlarken zorlanıyorsanız geri dönüp daha fazla araştırma yapmalısınız. Ayrıca gözden geçirenlerden net olmayan ve çelişkili bölümleri özellikle belirtmelerini isteyin.

Düşünmem gereken, gözden kaçırdığım başka bir nokta var mı? Neticede gözden geçirme esnasında çalışmanız ile ilgili farklı bir bakış açısı ortaya çıkabilir. Böyle bir durum oluşursa, açıklamak için gerekirse konuyu tespit edenlerin düşüncelerini alın. Asla geri besleme yapan kişiyle tartışmayın. Bunun yerine öne sürülen düşüncelerin ileride karşınıza çıkıp çıkmama ihtimalini kendinize sorun. Karşınıza çıkabilecekse o zaman bu noktaları ekleyin.

Geri besleme alabilmenin en önemli şartı ise açık fikirli ve eleştiriye açık olmaktır. Hiçbir durumda yorumları kişisel algılamayın. Geri besleme almaya gönüllü olun ve bunu yapıcı olarak kullanın. Bilin ki bu faaliyet sizin kaliteli bir ürün elde etme sürecinizin en önemli parçasıdır.

ç) Nasıl Geri Besleme Vermelisiniz?: Geri besleme yaparken aklımızda tutmamız gereken önemli noktalar vardır. Öncelikle geri besleme tutarlı, objektif ve belirtilen amaca uygun olmalıdır. Herhangi biri sizden geri besleme istediğinde, o kişinin ne istediğini çok iyi anlayın ve ona bağlı kalın. İkinci olarak istenen gerekli ve gereksiz değişiklikleri ayırın. Kırmızı kalemle yapılmış düzeltmelerle dolu bir yazıyı anlamak çok zordur. Bunun yerine yazara neleri değiştirmesi gerektiğine dair bilgiler verin. "Cümle yapısı üzerinde daha fazla çalışman gerek." ifadesi, bozuk cümlenin altını çizmek kadar yararlı değildir. Son olarak yazarın ana düşüncesine yoğunlaşmalısınız. Yazının tarzına veya yazarın kişisel tercihine eleştiriyi, ancak yazar sizden özellikle bu konularda istekte bulunduğu zaman yapın.

d) Geri Beslemenin Felsefesi: Geri besleme, yargılamaktan çok, açıklayıcı olmalıdır: Yazarlar daha çok dinlemeyi severler ve geri besleme yapıcı olursa iş birliği yaparlar. Yargılayıcı ifadelerden uzak durun. Çünkü bu durumda insanlar savunma konumuna geçerler. Unutmayın ki geri besleme insanların kişiliğine değil, ortaya koydukları eserlere veya davranışlara yapılmalıdır.

Geri besleme hem olumlu hem de olumsuz olabilir: Başkalarının çalışmalarını dengeli incelemek, o işin güçlü ve zayıf yönlerini de ortaya koymaktır. Her ikisi de insanlara çalışmalarını düzeltmek ve geliştirmek adına faydalıdır.

Geri besleme genel olmaktan çok özel olmalıdır: İnsanların çalışmaları hakkında genel ifadeler kullanmak, bu insanlara değiştirmeleri gereken verim gücünü ve örnek olabilecek unsurları onlara göstermede yararsızdır. Yazarın dikkatini çekmek istediğiniz bölümlerin altını çiziniz veya renkli kalemle üstünü karalayınız ve boşluklara bununla ilgili yorumlar yazınız.

Geri besleme hem kontrol edenin hem de kontrol ettirenin gereksinimlerini karşılamalıdır: Geri besleme genellikle kontrol edenin düşüncelerini yansıtır, işin kalitesini değil. Başkasından geri besleme istiyorsanız, uygun zamanını kollayın ve geri besleme için verdiğiniz sürenin de gerçekçi olmasına dikkat edin. Aynı şekilde çalışmayı kontrol edenlerin de geri besleme için çalışmayı incelemeden önce kafalarının dinç olmasına dikkat etmeleri gerekir.

Geri besleme etkin bir iletişim şeklinde irdelenmelidir. Yanlış anlamaları ortadan kaldırmak için geri beslemeleri tartışmak veya netliğe kavuşturmak gereklidir. Gönderenin vermek istediği düşünce, zaman alanın istediği düşünce olmayabilir.

Geri beslemeler emrivaki olarak değil, (üst - ast durumu dışında) talep edildiği durumda yapılmalıdır. Geri besleme en fazla onu alacak kişinin istemesi durumunda faydalı olacaktır. Bu durumda geri besleme alan kişi "Üzerine vazife mi?" sorusunu sorabilir ve girdilerinize daha duyarlı hâle gelebilir.

2) Onay Almak

Resmî eş güdüm süreci, insanlara konuşma projesi ile ilgili katkıda bulunma fırsatı verir. Her ne kadar çoğu personel eş güdümü yazıya dayandırsa da önemli brifingler resmî olarak gözden geçirilmek zorunda kalabilir. Resmî eş güdüm insanlara yorum yapma imkânı verir ve karar vericilere en iyi hareket tarzının seçildiğine dair güvence oluşturur. Eş güdüm, aynı zamanda karar vericiye kâğıttaki durumu kimin desteklediğini, buna kimin katılmadığını ve kendi sorumluluk alanları ile ilgili gelecekteki olası tutumlarını ortaya koyar.

Eş güdüm genellikle çok fazla zaman ve gayret isteyen zor bir iştir. Eş güdüm edilecek dosya, ilgili personel tarafından yakından takip edilmeli ve ilgili herkesin gördüğünden emin olunmalıdır. Eş güdüm esnasında sorunları azaltacak bir sürü düşünce, eş güdümde bulunduğunuz karar vericilerle çalışırken başınızın ağrısını hafifletecek birçok konu vardır.

a) Eş Güdümün (Koordinasyon) "Kim"i: Dosyanızı onaya sunduğunuzda en çok dikkat edeceğiniz noktalardan biri, dosyayı kimin görmesi gerektiğidir.

Kurumunuzun eş güdümle ilgili politikasını gözden geçiriniz. Birçok organizasyonda rutin yazışmalar için eş güdüm gereksinimine dair politikalar mevcuttur. Sizin çalışmanızın bu kategoriye girip girmediğini kontrol ediniz. Amirinizde sizin hazırladığınız bu paketleri görmesi gerekenlerin listesi mevcut olabilir. Ayrıca elektronik olarak da ne tür bir rehberin olabileceğine bakmak gereklidir ki birçok birim de ağ sayfalarında konuyla ilgili rehberleri yayımlamaktadır.

Yazınızı / dosyanızı kurum içindeki anahtar kişilerle gözden geçiriniz. Kurum içindeki bağlantılar eş güdüm listesi oluşturma sürecinde çok yararlı olabilir. Arkadaşlarınız, yöneticiler ve sekreterler dosyanız üzerinde kimlerin bağlantısının bulunması gerektiği konusunda öneride bulunabilirler. Bu kişiler aklınızdan geçmeyen birini de size önerebilirler. Ayrıca bu kişiler patronunuzun neleri kabul edeceği, neleri etmeyeceği ile ilgili de bakış açısı verebilirler. Söz konusu kişiler ile iyi ilişkiler kurduğunuz takdirde bu durumu avantajınız olarak kullanabilirsiniz.

Zamanla eş güdüm listesinin genişleyebileceğinin farkında olun. Eş güdüm süreci devam ederken başka birimlerden de yazı / dosyanıza eklemelerin / girdilerin olmasına şaşırmamak gerekir.

Konudan, (projeye veya ilgilendiğiniz personelin seviyesine bağlı olarak) dosyanızı görmesi gereken personelin haberi olmayabilir.

Eş güdüm listenizde çok sayıda etkili insan mı var? Eş güdümü hazırlarken kimin olduğunu belirleyiniz. Eş güdüm süreci içinde planınızı kim bozabilir? Bu tür insanlara ne zaman ve nasıl yaklaşılacağına dair birtakım tecrübeler vardır. Bazıları sürpriz dosyaları sevmez ve ilk danışılan olmak isterler. Bu durumda bu tür insanlara erken danışıp sorunları önlersiniz. Bazıları, bu tür kararlar kendi masasına ulaşmadan diğer insanların ne düşündüklerini merak ederler. Bu tür insanların kim olduklarını bulun ve kendilerine nasıl yaklaşılmasını istediklerini öğrenin.

b) Eş Güdümün "Nasıl"ı: Dosyanızı değerlendirecek kişilere karar vermeden önce eş güdüm için yapacağınız başka işler de vardır.

Taslak bir kopyasını göndermek ister misiniz? Olası eş güdüm edecek kişilere önceden bir taslak dosya gönderebilirsiniz. Bunu özellikle karmaşık konularda veya projeniz için gereksiz katkılar yapacak birimler için uygulayabilirsiniz. Böyle yapmak resmî (asıl) eş güdüm için vakit kazandırır. Aynı zamanda daha az hacimli dosyalar için de konudan haberdar insanlarla ön görüşmeler yapabilirsiniz.

Çalışmalarınızın kopyalarını başka birimlere nasıl yönlendireceksiniz? Çalışmalarınızı nasıl göndereceğinizi düşünmeniz gereklidir. İlgili birimlere sadece bir kopya mı gönderilecek? Bu uygulama özellikle yüksek seviyeli birimler için daha uygun olabilir. Listeye ne kadar çok birim eklerseniz o kadar çok vaktinizi alacaktır. Bunun yerine belirleyeceğiniz birkaç birim, kendi altlarındaki birimlere de iletir ve böylece zaman kazanırsınız. Bu yöntem, süreci hızlandıracaktır. Fakat incelemeniz gereken bir sürü kopya olacak ve farklı birimlere farklı kopyalar gönderdiğiniz için hiç kimse diğer birimin ne yazdığını göremeyecektir. Özel durumlar için hangisinin uygun olacağına karar vermek zorundasınız. Aynı zamanda kilit elemanın da ne zaman karışacağını unutmamalısınız.

Amirinizi ve programlarınızı dikkate alın. Hepsi bitmedi, eş güdümü ilerletmek için yapmanız gereken daha çok iş var. Amirinizin sizin söylediklerinizi onaylayacağına emin olmanız gerekir. Yetiştirilmesi gereken, büyük olasılıkla öneri niteliğinde bir program hazırlamak istiyorsunuz. Eş güdümü tamamlamak için bir miat söz konusu ise gözden geçirmeler, değişiklikler ve tekrar eş güdümler için bu noktadan geriye doğru bir program hazırlamalısınız. Planınızın bir parçası olarak, dosyanızın üzerinde çalışan herhangi bir personelin proje subayı olup olmayacağını dikkate alın.

Çalışmalarınızı göndermek için e-posta kullanıyorsanız şu konulara dikkat edin:

Kiminle eş güdüm yapacağınızı, kime bilgi ve kime gereği için göndereceğinizi belirleyin. "EŞ GÜDÜM", "BİLGİ" ve "ONAY" gibi anahtar sözcükleri "Konu" bölümünde belirtin. Talimatları açık olarak belirtin. Örneğin dokümana nasıl girdi yapılacağını ya da alan makamın ne yapacağını açık olarak belirlemelisiniz. Son olarak e-postanıza çalışma ile ilgili ekleri eklemeyi unutmayın.

Son bir kontrol: Gönder düğmesine basmadan önce sizin için postayı kontrol edebilecek birine gönderin ve daha sonra gerçek alıcılara gönderin.

c) Gönderinizi Takip Edin: Paketinizin ne zaman nerede olduğunu takip edin. Sekreterleri, bağlantıları, otomatik izleme sistemlerini kullanın ve mutlaka gönderinizi takip edin. Üst makamları fazla meşgul etmek istemeyiz ancak çalışmanın gerekli yerlere ulaşması ve durumun aktarılması için bu gereklidir. Gönderinizi geri aldığınız zaman bütün yazışmaları saklayın ve imzaya çıkarken kesinlikle tüm bağlantıları yanınıza alın. Yapılan yorumlardan uygun olanları çalışmanıza dâhil edin ve girdileri üst makama çıkarken yanınızda özet olarak bulundurun.

ç) Görüş Ayrılıkları: Görüş ayrılıklarını nasıl giderirsiniz? Genellikle çalışmalarınızı koşut görüş bildiren birimlere göndermek istersiniz. Farklı görüşler çok sayıda ise çalışmanızı mı değiştirirsiniz yoksa farklı görüşleri son kopyada mı belirtirsiniz? Bu durum, karşı görüşü kimin gördüğüne bağlı olarak değişebilir. Büyük olasılıkla çalışmanızı kolaylıkla kabul edecek birine yönlendirirsiniz. Aksi takdirde çalışmanız ölü demektir. Kısaca ne yapabilirsiniz? Diğerlerini ikna etmeye çalışabilirsiniz. İkna edemezseniz küçük tavizler mi vereceksiniz? Yoksa hiç ödün vermeyecek misiniz?

Karşı durmaya karar vermeden önce olası birkaç konuyu gözden geçirmeniz gerekecektir. Bunlardan bir tanesi geri adım atıp atmayacağı nızdır. Şunu hatırınızdan çıkarmayın; şu an atacağınız bir geri adım ileride sizi etkileyecektir. Savaşınızı dikkatli verin; kesin noktaları, ödün vereceğiniz konuları ve miktarlarını iyi belirleyin. Son olarak amirinizin desteği var mı? Sizin seviyenizde çözülemeyen bazı sorunlar üst seviyelerde çözülebilir.

d) Baştan Başlama: Çok fazla küçük değişiklik, eş güdüm sürecinin baştan başlatılmasını gerektirir.

Çalışmada gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra tekrar eş güdüm gerekip gerekmediğine siz karar vereceksiniz. Tekrar başlatmayı düşünürseniz, özgün ve değişiklik yapılmış kopyayı, değişikliklerin neden yapıldığı ile birlikte göndermelisiniz.

e) Sonlandırma: Pes etmeyin. Zincirin son halkasındaki dinleyiciye ulaşana kadar çalışacaksınız.

Başlangıçta söylediklerimizi hatırlayın; tamamen eş güdüm edilmiş hâle getirmek ciddi bir çalışma ve çok zaman gerektirir. Bu sizi engellemesin. İşin süreci içinde, dosyanızın geliştirilmesi için pek çok öneri de alsanız, ilk önce bu evrakı niçin hazırladığınızı hatırlayın:

Amirinize en iyi hâl tarzını, bu konuda kimlerin hemfikir olduğunu ve kimin ne girdilerinin olduğunu sunmak başlıca sorumluluklarınız arasında yer almalıdır. Sonuçta, komuta zinciri içindeki diğer yöneticiler ve amirinizin daha önce vermiş olduğu ara girdiler ile sizin hazırladığınız evrakın örtüştüğünü gördüğünüzde şaşırmayın.

f) Ya Siz Eş Güdüm Yapıyorsanız: Herhangi birinin dosyasını değerlendirmeniz istendiğinde bunu ertelemeyin. Gözden geçirin, girdilerinizi yapın ve devam ettirin. Bu, elinizde iş kalmamasını sağlayacağı gibi diğer kişi de sizin dosyanızı aldığında sizin çabalarınızı hatırlayacaktır. Ayrıca evrakın miadını aşmaktan kurtaracaktır. Gözden geçirmek için daha fazla zamana gereksinim duyarsanız ek süre isteyin. Fakat süre istemek için miadın sonuna kadar beklemeyin, ön alıcı olun. Sonuç olarak dosyanızla ilgili aynı düşüncede olmadıkları noktaları sorun; farklılık varsa onları da göz önünde bulundurun.

Yorum ekle


Top